ИНТАЛЕВ: Внедрение без обмана VII
Предыдущая часть
Алексей
Федосеев,
Директор по информационным проектам
Консультационно-Внедренческой фирмы «ИНТАЛЕВ»
Статья была опубликована в Компьютер-Информ
#23, 1999
В предыдущих статьях мы говорили о системе управления, экономике и технологии
внедрения. О человеческом факторе, и о том, кажется, говорили. Не говорили лишь
о том, что такое автоматизация. Не говорили потому, что на практике большинство
внедрений КИС и так сводится, почти исключительно, к автоматизации как таковой
(мол, КИС — это просто hard&soft, а прочее — от «лукавого»). А я считал и
считаю основной задачей цикла статей — привлечение внимания к неочевидным для
большинства аспектам внедрения. И именно поэтому сейчас предметом обсуждения
будет такая очевидная и такая НЕОЧЕВИДНАЯ автоматизация.
Что такое AQ, или какая КИС умнее?
Очень простой вопрос — для чего вообще нужна автоматизация? То есть для того,
чтобы функционировала система управления, совсем не обязательны ПК. Они и
появились-то совсем недавно, а сколько лет бизнесу — никто не знает. Иными
словами, ПК действительно необходимы только для игры в Quake, а бизнес, и тому
масса примеров, может без них обойтись. (Это, вообще, очень интересная задача —
обоснование очевидных вещей). Ну, ладно, не буду томить: на простой вопрос —
простой ответ. Автоматизация нужна для повышения эффективности бизнеса. Каким
образом? А смотрите, допустим, существует сотрудник, должностные обязанности
которого достаточно формализованы (регламентированы). Если они не сложны и
нагрузка не велика, то нет проблем. Но что происходит на практике при увеличении
нагрузки, причем нагрузка здесь — не обязательно в увеличении операций, это
может быть повышение цены принимаемых решений, нервная нагрузка и прочие
факторы. А происходит то, что количество выполняемых за единицу времени
производственных операций уменьшается, зато вероятность технологических ошибок
увеличивается. Поэтому замена алгоритмизируемых человеческих операций на
машинные совершенно формально приводит к увеличению эффективности и надежности
всей системы. И именно в этом и состоит задача автоматизации. Из этого же
следует критерий оценки КИС как автоматизированной системы:
Коэффициент автоматизации (AQ) обратно пропорционален кол-ву
алгоритмизируемых, но не автоматизированных операций.
Т.е. чем больше осталось ручной, рутинной (напомню, routine — по-английски —
программа) работы, тем он ниже.
Плохо автоматизированная система (в вышеуказанном смысле) в предельном случае
является просто хранилищем данных, в которое кто угодно, или что угодно просто
вводит данные, потом эти данные, как правило, массой выбрасываются пользователю,
который волен поступать с ними, как хочет. (Справка: хранилище с
регламентированным вводом, но не регламентированной выборкой, на русском языке
называется «свалкой»).
Пример 1. Опасность недоавтоматизации. На
некотором предприятии в системе была реализована поддержка планов, учета,
планирования, и контроля. Вроде бы хорошо. В числе прочих составлялся бюджет
выплат. Но на самом деле учет выполнения планов велся без предварительного
контроля, т. е. при плане выплат в 100 единиц сотрудник мог сделать платеж на
500, и на следующий день менеджер видел результаты контроля — отклонение — 400.
Правда, было уже поздно, так как отменить действие было невозможно. Поэтому
перед любым платежом сотруднику приходилось сопоставлять план выплат, уже
произведенные выплаты и намеченную выплату, а хранились они в разных подсистемах
и т.д. и т.п. = время, раздражение, ошибки. А достаточно было просто проработать
механизм лимитирования, и при попытке превышения лимита оператор получал бы
соответствующее уведомление и рекомендацию отправить заявку на согласование и
утверждение. Т.е. система с необходимой степенью гибкости реагировала бы, и
больше того, даже регламентировала бы деятельность оператора. Т.е. коэффициент
автоматизации — это IQ КИС.
Но существует и другая опасность.
Пример 2. Опасность переавтоматизации. Предприятие
купило престижную КИС (западного производства), вложив в нее сотни тысяч
долларов. Номенклатура товаров — около 10 000, поставок — до 500 в день. Так
вот, вместо обычных кладовщиков предприятие вынуждено было взять на работу
квалифицированных программистов (хорошо, склад в Санкт-Петербурге, а не
где-нибудь в провинции) для ввода накладных и подготовки отчетности. А все
потому, что в этой КИС товар представлялся двенадцатизначным кодом, и
пользователю каждый раз требовалось набирать в документах эти цифры, специальным
образом ежедневно расшифровывать из данных штрих кодового оборудования,
копировать и импортировать файлы, и снова преобразовывать коды в отчетах. А
любая ошибка или несвоевременное выполнение операций, приводили к серьезным
проблемам. То есть оперативность и достоверность информации, которую
предоставляла КИС, зависела от такого числа человеческих факторов, что сбои
были, фактически, запланированы.
Один интересный вывод, подчеркивающий близость IQ и AQ. Знаменитый закон
Тейлора гласит: «Из двух кандидатов, одинаково пригодных для работы, следует
выбрать более глупого». То же и с КИС — из двух КИС, одинаково пригодных для
автоматизации вашего предприятия, следует выбрать ту, у которой AQ ниже (более
глупую). По крайней мере, денег сэкономите.
Трехмерное пространство КИС
А теперь итог. Приведу определение КИС — это автоматизированная система
сбора, хранения, обработки и предоставления информации для целей управления
предприятием. Выделим главное:
1. Для чего нужна КИС — для УПРАВЛЕНИЯ
2. УПРАВЛЕНИЕ чем — ПРЕДПРИЯТИЕМ
3. УПРАВЛЕНИЯ какого — АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
Что такое управление, мы говорили в предыдущих статьях, — это циклически
организованный процесс, состоящий из фаз целеполагания, планирования,
исполнения, контроля, анализа, корректировки и управленческого воздействия.
Системы управления можно классифицировать по тому, какие и сколько фаз цикла
управления они поддерживают.
Предприятие, как объект управления, имеет свою специфику. Во-первых,
накладывается ограничение на количество автоматизируемых фаз цикла управления (в
отличие от управления крылатой ракетой в бизнесе целеполагание, корректировка и
управленческое решение не автоматизируются, по крайней мере, пока). Во-вторых,
предприятие имеет функциональную иерархическую структуру, — существуют сферы
деятельности (продажи, закупки, производство, маркетинг и прочее), каждая из
которых состоит из бизнес-процессов. Система управления может существовать, как
для всего предприятия, так и затрагивать только его функциональные фрагменты —
сферы деятельности и бизнес-процессы. Системы управления можно классифицировать
по тому, какими и сколькими фрагментами предприятия они «управляют».
Что такое автоматизация, мы говорили в начале статьи. Системы управления
можно классифицировать по значению коэффициента автоматизации AQ.
Не заблудиться бы в пространстве КИС
Как пользоваться критериями для определения оптимальной (той, что нужна
именно вам) КИС? Наш опыт показывает, что в пространстве КИС правила «лучше
больше» или «лучше меньше» не работают. Необходимо точное определение координат
системы управления (того, что нужно). Построение КИС с максимально близкими, по
возможности (на практике совпадение бывает очень редко), координатами.
К сожалению, большинство предприятий в
пространстве КИС находятся вблизи «абсолютного нуля», и, абсолютно, все предприятия
хотят находиться по диагонали от него, и как можно дальше. Проблема заключается
в том, что сделать это в один присест, да еще само собой, не удастся. В современной
русской управленческой психологии, ярчайшим представителем которой является
Владимир Тарасов, есть такой принцип — «путь из беспорядка в «полный порядок»
лежит через упрощенный порядок». Следствием этого является то, что невозможно
из «абсолютного нуля» (беспорядка) сразу перейти куда-то далеко по диагонали
(полный порядок). Следовательно, любая попытка мгновенного и легкого достижения
полного порядка не научна или, по-простому, обречена. Но после каждого частичного
улучшения, устраняющего частицу беспорядка, необходимо ставить конкретную ДОСТИЖИМУЮ
цель, приближающую к порядку. «Навигирование» в этом пространстве имеет свою
специфику и безопасно (без неприятных последствий разного рода) в нем перемещаться
можно, только используя специальную методику.
Дополнительную информацию Вы можете получить в компании Interface
Ltd.
Отправить ссылку на страницу по e-mail
Обсудить на форуме