Microsoft Office XP: новые возможности и преимущества

В середине 2001 г. корпорация Microsoft выпустила новую версию пакета офисных приложений - Microsoft Office XP (XP от английского eXPerience - опыт), которая, по словам представителей корпорации, создает новые "отношения" между пользователями и программным обеспечением, предоставляя им возможность приобрести новый опыт и сформировать более эффективные методы работы.

Основными задачами при разработке Office XP были следующие

• сделать приложения пакета более простыми и доступными для пользователей, чтобы они могли выполнять свою работу более эффективно;
• обеспечить сотрудникам широкий доступ к необходимой информации и связь с другими пользователями вне зависимости от их местонахождения.

Все новые возможности и функции Office XP направлены на то, чтобы сделать работу пользователей более простой и удобной. Их можно разделить на следующие три категории:

• Увеличение производительности и эффективности
• Удобный доступ к информации и связь с другими сотрудниками
• Повышенная надежность и безопасность

Увеличение производительности и эффективности

• Новый интерфейс. Office XP теперь выглядит по-новому - между элементами пользовательского интерфейса отсутствуют визуальные конфликты, а сами элементы размещены в соответствии со своими приоритетами, появилась также возможность выбора цветов переднего плана и фона для выделения наиболее важных элементов.
• Панель задач (Task Pane) предоставляет пользователям удобный доступ к наиболее важным инструментам и функциям работы с документами: открытие и создание, поиск, форматирование, буфер обмена и даже доступ к шаблонам документов, находящихся в Интернете.
• Smart tags (смарт-теги) - это набор специальных кнопок, которые используются во всех приложениях Office. Они появляются, когда пользователю могут потребоваться дополнительные функции. Например, при вставке текста в документ (с помощью функции "Вставить") пользователь может изменить формат вставленного фрагмента - и в этом ему поможет появившаяся рядом с ним специальная кнопка Смарт-теги могут предоставлять дополнительные возможности и в тех случаях, когда в тексте появляются адреса электронной почты, телефонные номера и даже имена. Например, щелкнув кнопку смарт-тега, появившегося рядом с адресом электронной почты, вы можете отправить сообщение по этому адресу или занести адрес в адресную книгу.
• Распознавание речи. Office XP повышает производительность работы, дополняя традиционные мышь и клавиатуру возможностью использования речевых команд, при помощи которых можно вводить текст, изменять его форматирование и обращаться к командам меню.

Удобный доступ к информации и связь с другими сотрудниками

• Инструменты Office (Office Tools) в Интернете. Office XP предоставляет пользователям возможность использовать богатый набор специальных инструментов из Интернета: с помощью функции AutoUpdate можно автоматически обновлять компоненты пакета в галерее шаблонов (Template Gallery) пользователь может найти примеры и шаблоны различных документов, а галерея Design Gallery содержит большое число изображений (в том числе и анимированных), звуков и фотографий, которые могут быть использованы при создании различных документов.
• Смарт-теги дают пользователям возможность получать информацию из Интернета, анализировать и обновлять ее.
• Использование нескольких учетных записей электронной почты (e-mail accounts). Office XP предоставляет пользователям возможность получить в одном окне доступ к нескольким почтовым ящикам, а Outlook 2000 поддерживает такие протоколы как POP3, HTTP, IMAP и др.
• Графическое представление документов. Office XP предоставляет новые функциональные возможности на основе технологии оптического распознавания символов (OCR). Теперь вы можете сканировать и просматривать многостраничные документы, а также использовать их фрагменты в приложениях Office. Более того, пользователи теперь могут осуществлять поиск документов, сохраненных в графическом формате, благодаря использованию встроенных в Office XP возможностей полнотекстового поиска.
• Папка My Data Sources. Office XP создает и использует эту папку для того, чтобы хранить информацию об источниках данных, с которыми работал пользователь. Эта информация впоследствии может быть использована для того, чтобы пользователь мог быстро подключиться к нужной ему базе данных.

Повышенная надежность и безопасность

• Восстановление приложений и документов - теперь пользователи Office XP могут сохранить документы, созданные не только в Microsoft Word, но и в Excel и PowerPoint, даже в том случае, если эти приложения "зависли" или произошел сбой в их работе.
• Автовостановление (AutoRecover). Эта функция, ранее существовавшая в Microsoft Word и PowerPoint, теперь реализована в Microsoft Excel и Publisher. Файлы, с которыми работает пользователь, автоматически сохраняются через заданные промежутки времени, обеспечивая тем самым возможность восстановления документа в случае возникновения ошибки или сбоя приложения.
• Цифровая подпись (Digital signature). Теперь пользователи Office XP могут использовать цифровую подпись для целого документа, гарантируя тем самым его подлинность и безопасность.
• Отчеты об ошибках. Приложения Office XP могут автоматически создавать и отправлять в Microsoft или ИТ-подразделение компании отчеты об ошибках, которые возникают при работе приложений Office XP. Используя эти данные, Microsoft может определить причину возникновения ошибок и исправить их.

Для коллектива сотрудников:

Office XP предоставляет рабочим группам расширенные возможности и функции, которые помогают им совместно использовать информацию и сотрудничать более эффективно. Новые возможности Office XP в области сотрудничества можно разделить на следующие группы:

• Совместная работа над документами и проектами
• Улучшенные возможности сотрудничества и координации действий
• Интеграция с Microsoft SharePoint Team Services

Совместная работа над документами и проектами

• Send for Review - Office XP "понимает" роль каждого сотрудника в цикле работ по созданию документов и их рецензированию и предоставляет инструменты, необходимые для успешного сотрудничества в этом процессе. Когда документ направляется на рецензию, в Office XP автоматически включаются инструменты, необходимые для того, чтобы рецензент мог выполнить свою работу. Изменения, сделанные несколькими рецензентами, могут быть объединены в одном документе после возврата отрецензированного документа автору.
• Разметка (Markup). Изменения, сделанные в Word и PowerPoint, представляются в виде выносок (callouts), расположенных в правом поле документа, что позволяет получить менее "загроможденный" документ. Эти выноски содержат информацию об изменениях и о том, кто эти изменения сделал.
• Сравнение и слияние (Compare and Merge) - эта функция дает возможность объединить в одном документе комментарии и исправления, сделанные разными рецензентами.
• Многопользовательские документы (Multi-user documents). Microsoft Word предоставляет нескольким пользователям возможность одновременной работы над одним документом.
• Проверка формата дает пользователям возможность находить и исправлять ошибки форматирования документов, созданных в Microsoft Word. К таким ошибкам можно отнести неправильную нумерацию списков, неодинаковые интервалы между абзацами и т.д.

Улучшенные возможности сотрудничества и координации действий

MSN Instant Messenger, интегрированный с Microsoft Outlook, дает возможность быстрого общения сотрудников друг с другом.

Propose New Time - эта функция дает возможность пользователям Office XP назначить новое время собрания в случае, если возникает конфликт с расписанием приглашенных на это собрание участников.

Групповые расписания (Group Schedules) упрощают процесс назначения и проведения групповых собраний благодаря совместному хранению расписаний отдельных членов рабочей группы.

Интеграция с Microsoft SharePoint Team Services

Многофункциональный и легко создаваемый веб-узел, использующий групповые службы Microsoft SharePoint Team Services, облегчает и унифицирует обмен информацией и управление деятельностью рабочей группы. Пользуясь лишь веб-браузером, члены рабочей группы могут создавать списки контактов и задач, календари событий, библиотеки для хранения отчетов и рабочих документов.

Библиотеки документов (Document Libraries) предоставляют членам рабочей группы пространство на веб-узле группы для хранения документов Office и для совместной работы над ними. В каждой библиотеке пользователи могут создавать новые документы Office, загружать существующие в виртуальное пространство своей рабочей группы, ассоциировать с библиотекой шаблоны документов и выполнять отбор документов, используя широкие возможности веб-интерфейса.

Для организации:

• То, что нужно вашему бизнесу
• Повышенная надежность и безопасность
• Развертывание и управление

Office XP предоставляет организациям средства, обеспечивающие снижение совокупной стоимости владения, ускорение процесса развертывания ПО в подразделениях, улучшение администрирования и управления ПО, а также позволяющие создавать решения, отвечающие насущным требованиям деятельности компании.

То, что нужно вашему бизнесу

Поддержка XML, реализованная в Excel и Access, дает возможность пользователям Office XP загружать и сохранять как структурированные XML-документы общего вида, так и табличные XML-документы непосредственно в Excel. Более того, можно запрашивать информацию из электронных XML-таблиц через Интернет и, таким образом, анализировать важную веб-информацию. Пользователи Access также могут легко осуществлять импорт и экспорт схем и документов с данными в формате XML.

Расширяемые смарт-теги. Разработчики могут создавать свои собственные смарт-теги, которые будут отвечать конкретным требованиям работы организации. Например, такие смарт-теги смогут предоставлять быстрый доступ к информации, хранящейся в корпоративных базах данных.

Повышенная надежность и безопасность

Наряду с функциями "Восстановление документов и приложений", "Отчеты об ошибках" и "цифровая подпись", при работе в организации стали доступными расширенные функции безопасности в Outlook.

Расширенные функции безопасности в Outlook предоставляют пользователям возможности защиты от вирусов благодаря следующим усовершенствованиям:

• блокированию потенциально опасных вложений в сообщениях электронной почты;
• запрету программного доступа к адресной книге или отправке почтовых сообщений от имени пользователя. Это означает, что пользователь будет извещаться о попытке выполнения подобных "несанкционированных" действий, а, следовательно, может принять решение об их дальнейшем выполнении.
• предоставлению администраторам систем возможности настройки перечисленных выше функций в соответствии с требованиями организации.

Развертывание и управление

Custom Installation Wizard позволяет упростить процесс развертывания Office XP в организации благодаря предоставлению возможностей по настройке процесса установки приложений, установки уровней безопасности и т.д.

Custom Maintenance Wizard предоставляет администраторам системы возможность конфигурирования Office XP после его установки на рабочие места пользователей, благодаря чему упрощается процесс изменения настроек, а также добавления или удаления компонентов пакета.

Office Profile Wizard дает пользователям возможность сохранять текущие настройки приложений Office XP в корпоративной сети или в Интернете - благодаря этому пользователи могут быстро восстановить приложения Office XP на любом рабочем месте.

Установка по HTTP (Setup from HTTP) позволяет возможность выполнять установку Office XP с веб-сервера так же, как и с корпоративного файлового сервера.

Совместимость форматов. Форматы документов Office XP совместимы с документами предыдущих версий - Office 97 и Office 2000 (документы Access 2002 совместимы с Access 2000, но не с Access 97).

Варианты поставки Microsoft Office XP

*Доступна русская версия продукта.