Назначение системы DocsVision

Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

• Электронные архивы документов -  для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения удобного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.;
• Делопроизводство - для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;
• Автоматизация бизнес-процессов - широкий класс задач, не ограничивающийся движением и обработкой документа, а включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

Успешное внедрение решений по управлению документами и бизнес-процессами на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:

• упорядочение работы с документами, ускорение их поиска и исключение потерь;
• сокращение сроков выполнения бизнес-процессов, ускорение производственного цикла;
• уменьшение количества несоответствий, повышение качества;
• повышение удовлетворенности и лояльности потребителей;
• снижение простоев и непроизводительных расходов;
• рост производительности труда;
• улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников;
• повышение прозрачности и управляемости предприятия;
• усиление конкурентных позиций на рынке.

Место DocsVision в информационной системе предприятия

В настоящее время в корпоративных информационных системах успешно реализуются задачи, связанные с выполнением множества трудоемких операций по обработке хорошо структурированной информации в различных областях: финансовый учет, расчеты с поставщиками и покупателями, складской учет и т. д. То есть традиционно такие системы являются в своей основе функционально- и учетно-ориентированными. Это, безусловно, необходимо и важно, но не охватывает двух существенных аспектов реальной деятельности предприятий: работы со слабоструктурированной информацией и процессного характера деятельности.

При этом значительная (по некоторым оценкам - до 80%) часть информации, используемой в деятельности предприятий, является слабоструктурированной или неструктурированной. Основные носители такого типа информации - разнообразные текстовые, табличные и графические документы.

Важно также, что основными объектами управления на предприятии становятся не отдельные функции, а взаимосвязанные бизнес-процессы. На этом акцентируют внимание современные методики менеджмента, такие, как управление качеством и процессное управление.

Области управления документами и бизнес-процессами тесно связаны как с традиционными функционально-учетными системами, так и между собой, поскольку документы, наряду со структурированными данными, активно участвуют в бизнес-процессах предприятия, являются их движущей силой.

Система DocsVision ориентирована на работу с документами и бизнес-процессами предприятия, а также содержит механизмы интеграции с другими информационными системами. Таким образом, DocsVision дополняет и связывает традиционные компоненты корпоративных информационных систем, делая их более адекватными реальным потребностям деятельности предприятий.

Рис.1. Место DocsVision в корпоративной информационной системе

Даже в рамках отдельных функциональных задач, таких как закупки, производство и другие, возникает потребность обработки документов и выполнения связанных операций, образующих бизнес-процесс. Кроме того, многие документы и бизнес-процессы являются сквозными, затрагивающими различные функциональные задачи: например, выполнение заявки клиента в позаказном производстве, включающее функции продажи, закупки, производства, работу склада и бухгалтерии.

Традиционные компоненты хорошо интегрированных корпоративных информационных систем интегрированы между собой по справочным и учетным данным, но обработка связанных с задачами документов и объединение всех операций в единый управляемый бизнес-процесс остается, как правило, за рамками таких систем. DocsVision восполняет этот пробел, предоставляя средства управления документами и бизнес-процессами, а также механизмы интеграции ИТ-систем.

Для объектов различных систем могут быть установлены ссылочные связи на соответствующие им документы, находящиеся в хранилище документов DocsVision. За счет этого пользователи могут получить оперативный доступ к необходимым документам и функциям работы с ними при выполнении учетных операций.

На стыке учетных задач с бизнес-процессами могут выполняться как ручные операции, так и шаги автоматической обработки с использованием механизма шлюзов. Механизм шлюзов, реализованный в подсистеме управления бизнес-процессами DocsVision, позволяет отслеживать изменения объектов других систем, передавать данные в соответствующий бизнес-процесс, а также модифицировать из бизнес-процесса объекты в этих системах.

Использование DocsVision позволяет, кроме реализации обособленных задач по работе с документами, теснее интегрировать компоненты информационной системы, связать функционально-учетные системы с обработкой документов и придать им динамику процессного управления.

Сценарии использования DocsVision

Система DocsVision может использоваться для решения широкого круга задач, связанных с обработкой документов и выполнением бизнес-процессов на предприятии. Поскольку система является не узкоспециализированным приложением, а включает платформу для создания решений определенного класса, сценарии и предметные области её использования в конкретных организациях могут быть весьма разнообразны. Ниже приведен далеко не исчерпывающий список сценариев возможного использования DocsVision.

Общее делопроизводство:

• Регистрация входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения.
• Формирование заданий по исполнению входящих документов и контроль по всей цепочке исполнения, включая делегирование, подчиненные и связанные задания.
• Регистрация и учет исходящей корреспонденции, формирование двусторонних связей с входящей корреспонденцией.
• Работа с внутренними служебными записками, формирование связей "в ответ на", назначение заданий и контроль их исполнения.
• Процессы подготовки приказов руководства и решений коллегиальных органов на основании рапортов (служебных записок, протоколов совещаний), включая этапы создания, согласования, утверждения, публикации, подтверждения об ознакомлении и контроля исполнения.
• Управление нормативной документацией, включая коллективную подготовку, согласование, утверждение, ввод в действие, публикацию, подтверждение об ознакомлении, пересмотр, актуализацию, отмену.
• Оформление командировок, включая подачу и визирование заявки, издание приказа, выпуск необходимых документов, заказ билетов и бронирование гостиницы, регистрацию отчета по завершении командировки.
• Ведение архива нормативной и организационно-распорядительной документации с контролем прав доступа и управлением жизненным циклом документации.

Процессы обслуживания запросов клиентов:

Управление процессом выполнения заявки на обслуживание, включая регистрацию, назначение исполнителей, производство работ, формирование необходимых документов, контроль исполнения этапов по срокам и качеству. Такими запросами могут быть:

• В телекоммуникациях - запрос на подключение или изменение параметров услуги;
• В электроэнергетике - запрос на подключение или выделение дополнительной мощности;
• В сертифицирующих и лицензирующих органах - запрос на выдачу сертификата, лицензии, разрешения.
• В ремонте и обслуживании сложной техники и оборудования - запрос на производство регламентных или ремонтных работ.
• В позаказном производстве - запрос на производство продукции по стандартным циклам.
• В поставках сложных комплектов продукции и оборудования - запрос на поставку, подразумевающий закупки под заказ, комплектование, предпродажную подготовку, доставку, монтаж и пусконаладку, оформление разрешений.
• Работа с претензиями заказчиков (жалобами и обращениями граждан), включая регистрацию, направление на рассмотрение, назначение и контроль исполнения поручений, уведомление заявителя об итогах.

Продажи, закупки, договорная деятельность:

• Процесс прохождения сделки продажи я контролем этапов, от регистрации потенциальной возможности, далее по стандартным этапам цикла продажи, с формированием всех сопутствующих документов, до заключения договора.
• Подготовка и согласование договоров продажи и закупки, включая формирование проекта по шаблону, визирование, сбор замечаний, формирование протокола разногласий, выпуск консолидированной версии, согласование и подписание, с контролем этапов по срокам, результатам, текущему исполнителю.
• Процесс сопровождения договора, включая контроль исполнения обязательств по этапам договора.
• Ведение архива договоров и исполнения обязательств по ним с возможностью поиска, сортировки, фильтрации по различным атрибутам договора.

Процессы и информация жизненного цикла промышленных изделий:

• Процессы выпуска и обновления конструкторской документации, включая первичное согласование, утверждение и ввод в действие, а также управление изменениями: инициирование, рассмотрение, внесение изменений и ввод их в действие с одновременным аннулированием устаревших версий.
• Процессы технологической подготовки производства, включая выпуск и обновление технологической документации, маршрутных карт, нормативов времени и расхода материалов и т. д.
• Процессы производства экземпляров изделий, включая управление последовательностью выполнения работ, контроль прохождения этапов производства и контроля, предоставление доступа к необходимой конструкторской и технологической документации и фиксацию информации о качестве изделий.
• Процессы выпуска и обновления документации по эксплуатации и обслуживанию изделий, а также фиксации информации о проведенных в процессе эксплуатации регламентных и ремонтных работах.
• Ведение архивов конструкторской, технологической, производственной и эксплуатационной документации с контролем прав доступа, истории версий и изменений и управлением жизненным циклом документации.

Финансово-кредитная и страховая деятельность:

• Процесс разработки нового продукта (услуги) и вывод его на рынок, включая контроль этапов работ и формирование необходимой документации.
• Процесс заключения договора страхования, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора и оформление полиса.
• Процесс рассмотрения страхового случая, включая формирование пакета документов, получение необходимых согласований и выплату возмещения.
• Процесс выдачи кредита, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора.
• Хранение документов по выданным кредитам, документации кредитных историй заемщиков.

Управление ИТ-услугами:

• Процесс выполнения заявок на обслуживание информационной системы (служба HelpDesk, ServiceDesk), включая регистрацию обращений пользователей, инцидентов, проблем, известных ошибок, классификация запросов и назначение исполнителей, организацию доступа к необходимой документации (соглашение об уровне обслуживания, техническая документация) контроль этапов выполнения работ по срокам и результатам.
• Процесс управления изменениями в информационной системе: регистрация запросов на изменение, классификация, согласование, принятие и исполнение решений по запросам с контролем этапов.
• Этими примерами возможных сценариев использования DocsVision не ограничивается сфера его применения в деятельности конкретных предприятий. Они дают представление о классе задач, которые могут решаться с помощью  DocsVision. Поскольку этот тип систем является относительно новым в корпоративной ИТ-инфраструктуре, многие предприятия найдут новые, актуальные именно для них варианты использования DocsVision.

Функциональность и принцип работы

Функции DocsVision, обеспечивают высокий потенциал для создания эффективных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Основные функции системы можно условно разделить на две группы:

Регистрация, хранение и поиск документов

• Хранение структурированной информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами;
• Хранение присоединенных к карточке файлов документов любых форматов;
• Ведение нумерации версий хранимых файлов документов (автоматическое, ручное, без версий);
• Ввод бумажных документов в систему путем сканирования и распознавания, в том числе в потоковом режиме и с использованием штрих-кодов;
• Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office;
• Автоматическое присвоение карточкам документов регистрационных номеров из настраиваемых нумераторов;
• Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно;
• Категоризация карточек документов (отнесение к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника);
• Фиксация состояния документа в соответствии с его жизненным циклом (применяется настраиваемый граф состояний и переходов);
• Создание экземпляров карточек документов по шаблонам;
• Настройка состава реквизитов карточки документа в зависимости от присваиваемого вида (вид и соответствующие реквизиты выбираются из настраиваемого справочника);
• Определение структуры карточек и работа с ними через визуально конструируемые экранные формы Microsoft VBA и Microsoft InfoPath;
• Создание новых видов учетных карточек и других расширений системы на базе программного интерфейса системы средствами Microsoft Visual Basic;
• Назначение односторонних и двусторонних смысловых связей-ссылок между карточками документов из настраиваемого справочника;
• Экспорт данных карточки в файл формата .xml, их печать и отправка по почте;
• Ведение справочников сотрудников, контрагентов, различных служебных справочников, а также универсального настраиваемого справочника, поля записей которых могут использоваться для формирования реквизитов карточек документов;
• Организация древовидной структуры папок для хранения карточек;
• Организация виртуальных папок для хранения ссылок на карточки, находящиеся в обычных папках и отвечающие определенным критериям;
• Настраиваемое табличное представление информации карточек, хранящихся в папке (выбор состава и порядка отображаемых реквизитов, группировка, сортировка, и фильтрация строк);
• Формирование отчуждаемых отчетов путем экспорта представлений в Microsoft Excel по настраиваемым шаблонам;
• Поиск документов по реквизитам и тексту (атрибутивный и полнотекстовый);
• Ограничение доступа пользователей к информации в соответствии с их учетными записями, принадлежности к группам и исполняемыми ролями;
• Электронная цифровая подпись и шифрование файлов документов, хранящихся в системе;
• Репликация данных между несколькими серверами DocsVision.

Обработка документов и бизнес-процессы

• Назначение программной (VBScript) обработки событий карточки документа (стандартные: открытие, сохранение, переход по вкладкам, и пользовательские, вызываемые через кнопки на панели инструментов карточки):
• Назначение сотрудникам заданий и контроль их исполнения;
• Ведение календарей рабочего времени сотрудников для определения даты исполнения задания на основании его длительности;
• Присоединение к заданию документов при назначении и исполнении задания;
• Назначение заданий по исполнению документов (резолюций) как через отдельную карточку, так и непосредственно из карточки документа;
• Организация процесса согласования документа через единую карточку с автоматическим формированием заданий, отслеживанием хода согласования, исправлений и комментариев и последующей консолидацией документа;
• Автоматическое формирование очередей заданий к исполнению в персональных папках сотрудников;
• Дополнительное уведомление сотрудника о поступивших заданиях со ссылкой на них письмом по электронной почте Microsoft Exchange и/или сообщением специального поискового агента;
• Исполнение задания без непосредственного доступа пользователя к серверу DocsVision (off-line задание через электронную почту Microsoft Exchange и Outlook);
• Визуальное моделирование схемы произвольных автоматизированных бизнес-процессов, управляемых событиями;
• Создание заданий, задач, согласований и бизнес-процессов по шаблонам;
• Выполнение бизнес-процесса по описанной схеме: автоматическое формирование заданий исполнителям, ручные и автоматические этапы обработки информации, передача информации в ходе процесса;
• Взаимодействие в ходе процесса с внешними ИТ-системами посредством шлюзов: мониторинг состояния объектов, маршрутизация ссылок на них, обмен данными, модификация объектов;
• Контроль выполнения процесса: визуально по схеме, с помощью монитора бизнес-процессов и настраиваемых табличных представлений;
• Хранение и отображение информации карточек заданий и бизнес-процессов аналогично карточкам документов;
• Возможность программного расширения функциональных возможностей подсистемы управления процессами.

Вкратце принцип работы системы состоит в следующим:

• Основными информационными объектами системы являются Карточки документов, заданий и бизнес-процессов, которые могут иметь довольно сложную структуру и бизнес-логику. Карточка хранит структурированную информацию о соответствующем объекте и может содержать присоединенные файлы. Для удобства работы карточки группируются в дерево Папок, содержимое которых отображается в табличном виде.
• Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы, используемых при заполнении полей карточек и в других служебных целях.
• Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения - Навигатора, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ ко всем объектам системы. Пользователь может искать, просматривать, создавать и модифицировать объекты, для работы с которыми у него достаточно прав.
• Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес-процессов (формирует задания, взаимодействует с внешними системами и т. д.).
• Каждый зарегистрированный в системе пользователь имеет персональную папку, в которую ему поступают задания к исполнению. Эти задания формируются в системе другими пользователями, а также в автоматическом режиме бизнес-логикой карточки или соответствующим бизнес-процессом.
• При получении задания пользователь получает также и всю необходимую информацию в виде вложений и ссылок на документы, объекты внешних систем;
• Информация о выполнении заданий фиксируется в системе, становится доступной другим пользователям, и может порождать дальнейшую активность в соответствии с бизнес-логикой карточки или схемой бизнес-процесса.
• Более подробное представление о принципе работы системы дается в других разделах настоящего документа.

Архитектура и технологии

Архитектурно система DocsVision делится на две части:

• Платформа, объединяющая базовые объекты, механизмы и сервисы;
• Приложения и дополнительные модули, реализующие прикладную функциональность и дополнительные сервисы.

Рис. 2. Архитектура DocsVision

В состав поставки системы DocsVision входят два стандартных приложения: "Делопроизводство" и "Управление процессами", реализующих соответствующую функциональность. Приложения содержат средства настройки, позволяющие создавать на их основе законченные решения для конкретных задач пользователя.

Дополнительные приложения, разработанные на базе платформы и частично использующие функциональность стандартных приложений, реализуют отдельные специфические задачи из области управления документами и бизнес-процессами. Например,  приложение "Административное делопроизводство" предназначено для ведения традиционного российского делопроизводства в соответствии с "Типовой инструкцией по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти". Оно предоставляет более высокий уровень эргономики и функциональной готовности внедрения по этому сценарию работы.

Дополнительные модули расширяют технические возможности системы. Например: модуль репликации между серверами, модули интеграции и шлюзы к внешним системам, веб-расширения доступа к системе через корпоративный портал, модуль архивирования, модуль расширенных отчетов и т.д.

Существуют различные редакции поставки DocsVision, включающие ту или иную функциональность стандартных приложений, дополнительных приложений и модулей.

Законченные решения для конкретных заказчиков создаются партнерами DocsVision при внедрении системы. Эти решения могут выполняться в виде настроек приложений DocsVision без программирования, или путем программирования на платформе. В каждом решении возможно сочетание этих двух подходов в нужном соотношении. На сегодня около 80% всех внедрений выполняются без программирования.

Используя открытый программный интерфейс системы и утилиты разработчика (DocsVision API и SDK), сторонние разработчики, партнеры и заказчики могут разрабатывать собственные приложения, расширяющие функциональность системы. Сейчас начинает развиваться индустрия тиражируемых решений партнеров на базе DocsVision, выполняемых в обеих техниках для специфических областей применения.

Технологически система DocsVision представляет собой трехуровневое приложение, центральным объектом которого является карточка - совокупность описания структуры, соответствующих ей данных и одного или нескольких элементов управления Active X, реализующих пользовательский интерфейс.

Серверная часть DocsVision разработана на платформе Microsoft.NET. При ее инсталляции создается база данных, управляемая Microsoft SQL Server и предназначенная для хранения карточек и других данных системы, а также программные компоненты, служащие для управления данными и поддержки их целостности, проверки наличия у пользователей прав доступа и обеспечивающие получение и отправку ими данных, поиск объектов и т. д.

В состав серверной части DocsVision входят сервер объектов, обеспечивающий управление объектами системы, сервер workflow, осуществляющий управление процессами, и шлюзы, предназначенные для взаимодействия с объектами внешних систем (см. раздел "Интеграция с другими системами").

Сервер DocsVision может быть установлен на одном или нескольких компьютерах организации, в последнем случае синхронизация данных в необходимом объеме обеспечивается при помощи специального программного компонента - репликатора.

Клиентская часть DocsVision (on-line клиент) реализована в виде набора элементов управления Active X и работает на компьютере пользователя в среде Microsoft Internet Explorer.

Веб-расширения DocsVision позволяют выполнять ряд операций в системе без установки клиентского ПО DocsVision, используя только веб-браузер. Соответствующие компоненты доступа могут быть размещены на корпоративном портале.

Кроме того, для обеспечения работы пользователей с заданиями без доступа к серверу DocsVision предусмотрен компонент (off-line клиент), содержащий набор форм Microsoft Exchange и позволяющий работать со специальными off-line заданиями через Microsoft Outlook.

Взаимодействие клиентской и серверной частей, доступ клиента к базе данных осуществляется через web-сервер на базе Internet Information Services операционной системы Microsoft Windows Server. При этом используется либо сочетание протоколов SOAP и HTTP, позволяющее осуществлять взаимодействие не только по локальной сети, но и через Интернет, либо служба Microsoft Windows Server, предоставляющая доступ к серверу внутри локальной сети по более быстрому именованному транспортному каналу (named pipe).

Развертывание и обновление рабочих мест пользователей системы максимально упрощено. После установки серверной части системы и указания администратором необходимых настроек установка клиентской части на компьютеры пользователей производится автоматически при обращении к стартовой странице сервера DocsVision через Microsoft Internet Explorer. В дальнейшем при изменении настроек консоли управления, предназначенной для создания и обновления базы данных, а также для настройки системы обновление клиентской части производится автоматически.

Технологически система DocsVision тесно интегрирована с инфраструктурой Microsoft, используемой на многих предприятиях:

• Использование Microsoft Windows Server и IIS в качестве серверной платформы;
• Интеграция справочника пользователей со службой каталога Microsoft Active Directory;
• Интеграция системы назначения прав доступа с системой безопасности Microsoft Windows Server;
• Использование Microsoft SQL Server в качестве системы управления базами данных (с разделением на оперативную и архивную базу данных, а также возможностью вытеснения файлов из базы данных на файловую систему);
• Использование Windows Workflow Foundation в подсистеме управления процессами DocsVision;
• Интеграция с Microsoft Office SharePoint Server и Windows SharePoint Services (процессная интеграция через шлюз, отображение информации и доступ к DocsVision через интерфейс портала);
• Использование Microsoft Exchange Server для отправки ссылок на задания и обработки off-line заданий;
• Интеграция с приложениями Microsoft Office (синхронизация свойств файлов с атрибутами карточек и панель инструментов DocsVision для офисных приложений).

Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована интеграция с системой ABBY FineReader Scripting Edition.