Содержание:
Получение электронных версий бумажных документов
Варианты рассылки заданий и их маршрутизация
Поиск объектов
Механизм прав доступа
Создание библиотеки файлов
Электронная цифровая подпись и шифрование
Получение электронных версий бумажных документов
Регистрация любого документа при помощи соответствующей карточки документа подразумевает подробное описание всех его реквизитов и других сведений о нем. Помимо этого, система DocsVision позволяет присоединить к его карточке текст документа в виде отсканированного графического файла или файла Microsoft Word, если это текстовый документ. Включить в карточку документа его графическое изображение можно как вручную, присоединяя к ней отсканированный и сохраненный в файловой системе графический файл с изображением документа или осуществляя сканирование непосредственно во время регистрации карточки, так и автоматически при помощи специальной карточки системы - карточки потокового сканирования; для этого в организации должно иметься оборудование для сканирования документов (допустимо в том числе и потоковое сканирование) и быть установлено программное обеспечение для распознавания сканированных текстов штрих-кодов - ABBYY FineReader Scripting Editon.
Чтобы сделать возможным потоковое сканирование при регистрации бумажного документа на его первой странице печатается штрих-код, автоматически формируемый системой DocsVision. Далее при помощи карточки сканирования осуществляется потоковое сканирование документов (возможно - потоковое) в один графический файл, после чего выполняется распознавание заранее впечатанных в бумажные документы штрих-кодов, позволяющих разбить большой файл на отдельные более мелкие файлы, каждый из которых содержит один из сканируемых документов, а затем - автоматически прикрепить распознанные файлы к карточкам соответствующих документов.
Далее при необходимости может производиться перевод изображения в текстовый формат, пригодный для редактирования, для чего выполняется распознавание текста документа с последующим прикреплением полученного файла текстового формата к карточке документа.
Варианты рассылки заданий и их маршрутизация
Задачи и бизнес-процессы подразумевают рассылку исполнителям карточек заданий, причем рассылка производится в зависимости от выбранного автором варианта выполнения. Возможны следующие варианты:
- указан один исполнитель, которому и направляется задание;
- исполнение задания одним из возможных исполнителей - так называемое альтернативное исполнение, при этом карточка рассылается нескольким сотрудникам, но после взятия задания в работу одним из них остальные получают уведомление об отзыве задания;
- параллельное исполнение задания - всем указанным исполнителям направляются карточки с одинаковым заданием, которое каждый из них должен исполнить;
- последовательное исполнение, при котором карточки задания рассылаются исполнителям в соответствии со списком, указанным в параметрах настройки; каждому следующему исполнителю задание приходит только после завершения задания предыдущим.
В карточке согласования DocsVision можно использовать смешанное (последовательно-параллельное) согласование и соответствующую схему рассылки заданий. При моделировании бизнес-процессов также можно использовать комбинированные схемы исполнения заданий.
Рассылка заданий исполнителям и контролерам производится с помощью системы маршрутизации и может осуществляться несколькими способами:
- on-line задание: в персональной папке пользователя появляется ссылка на карточку задания, и вся работа с ней осуществляется средствами Навигатора DocsVision;
- ссылка на задание: при этом в почтовый ящик сотрудника приходит письмо, содержащее ссылку на карточку задания;
- off-line задание: применяется, если у пользователя нет непосредственного доступа к серверу DocsVision, при этом сотрудник получает по электронной почте специальное сообщение, внешне похожее на карточку задания; чтобы такой способ маршрутизации был возможен, на компьютере клиента должен быть установлен специальный компонент - Off-line клиент и Microsoft Outlook;
- зашифрованное off-line задание: способ аналогичен маршрутизации способом off-line задание, однако все данные автоматически шифруются;
- письмо с описанием задания, которое получает пользователь; при этом он не имеет обратной связи и данные о ходе выполнения задания от него не поступают.
Возможен также вариант, что ни один из перечисленных способов по какой-либо причине не может использоваться; в этом случае сотрудник карточку задания не получает, а автор задания самостоятельно регистрирует процент его исполнения, связываясь с исполнителем каким-либо другим способом (например, по телефону).
Поиск объектов
Платформа DocsVision предоставляет три вида поиска документов: поиск папки по дереву папок, поиск карточки по представлению, а также расширенный поиск.
Первые два вида поиска осуществляются по одному и тому же принципу и внешне похожи на контекстный поиск в программе Microsoft Word: в диалоговое окно вводится последовательность символов, входящая в название искомой папки или карточки, после чего осуществляется поиск всех объектов, содержащих ее в своем названии.
Расширенный поиск выполняется на основе поисковых запросов (рис. 13); при этом отбираются все карточки, отвечающие определенным критериям, что позволяет находить нужные документы даже по минимальным имеющимся о них сведениям. При помощи средств создания запросов для расширенного поиска можно описать достаточно сложные комбинированные условия поиска карточек, которые могут применяться однократно или сохраняться для многократного использования.
В параметры поискового запроса могут включаться условия как полнотекстового, так и атрибутивного поиска, а также параметры, сужающие зону поиска и тем самым сокращающие длительность исполнения запроса. Полнотекстовый поиск представляет собой отбор карточек, содержащих определенную строку в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов. Чтобы сделать возможным полнотекстовый поиск по базе данных, на сервере регулярно выполняется индексирование вновь появившихся карточек. В отличие от полнотекстового, атрибутивный поиск предполагает поиск карточек по значениям их полей. Сузить зону поиска можно путем явного задания папок, в которых следует производить поиск, и/или указания типов документов, среди которых могут оказаться нужные карточки.
В общем случае результаты выполнения поискового запроса помещаются в системную папку Результаты поиска, которая автоматически создается при первом выполнении поискового запроса, однако для хранения данных, отвечающих критериям часто используемого запроса, можно создать особую виртуальную папку: при каждом обращении к ней будет выполняться обновление результатов указанного в ее свойствах поискового запроса.
Рис. 13. Окно создания запроса для расширенного поиска
Механизм прав доступа
Возможность работы с системой DocsVision имеют только пользователи, зарегистрированные в справочнике сотрудников. При регистрации учетные записи пользователей могут копироваться непосредственно из Active Directory или заноситься вручную; аутентификация доступа к системе интегрирована со средствами аутентификации Microsoft Windows: может быть использована как базовая аутентификация, так и явный запрос пароля пользователя.
Другой аспект безопасности - права пользователей на доступ к объектам системы - имеет два решения: с одной стороны, права доступа к каждому объекту могут назначаться отдельно для каждого пользователя или групп пользователей Active Directory при помощи стандартного диалога Microsoft Windows. С другой стороны, при инсталляции системы создаются особые группы безопасности, и включение пользователя в одну из них наделяет его соответствующими правами доступа к объектам.
Кроме того, бизнес-логикой отдельных элементов системы предусматривается наследование и назначение прав при создании дочерних объектов (например, при отправке документа на согласование или исполнение на него исполнителям устанавливаются соответствующие права).
Для автоматизации назначения прав можно использовать служебные бизнес-процессы DocsVision.
Создание библиотеки файлов
Для постоянного хранения, поиска и доступа непосредственно из DocsVision к информации, представленной в текстовой, табличной, графической или любой форме, в приложении "Делопроизводство" предусмотрена специальная карточка - карточка файла. В зависимости от предполагаемого использования файла эта карточка может содержать копию файла из файловой системы; изображение, отсканированное при помощи карточки сканирования; ссылку на файл в файловой системе. Упорядоченное хранение при помощи карточек файлов часто используемых данных - шаблонов типовых договоров, актов приемки-сдачи и других документов, схем, карт, чертежей или прайсов и обновление их по мере необходимости позволит облегчить поиск необходимых документов и избежать повторного их составления.
В карточке файла может храниться файл любого формата; при редактировании файл открывается приложением, установленном в настройках Microsoft Windows по умолчанию для данного типа документов.
Электронная цифровая подпись и шифрование
Электронная цифровая подпись, являющаяся аналогом собственноручной подписи, придает документу юридическую силу, равную юридической силе документа на бумажном носителе, скрепленного собственноручной подписью правомочного лица и круглой печатью. Любой файл, присоединенный к карточке документа или хранящийся в карточке файла, может быть подписан электронной подписью, что позволяет надежно идентифицировать обладателя подписи и гарантировать отсутствие изменений в документе после его подписания правомочным лицом. Кроме того, любой файл может быть зашифрован, так чтобы его содержание было доступно для прочтения только указанному списку сотрудников. Обе функции возможны при наличии у пользователей DocsVision соответствующих сертификатов и при условии, что все соответствующие настройки - провайдер сертификата, а также используемые алгоритмы шифрования и подписания документов указаны в служебной карточке настроек делопроизводства. Механизмы DocsVision поддерживают интеграцию с PKI-инфраструктурами, базирующимися на Microsoft CryptoAPI, в частности с Российской сертифицированной системой криптографической защиты Крипто-Про. Также поддерживается криптопровайдер PGP.