Сегодня большинство динамично развивающихся компаний стараются сократить затраты на персонал, не снижая его эффективности. Один из путей оптимизации труда - повышение компетентности и профессионализма работников. Для этого можно привлечь новых компетентных сотрудников извне или обучить собственные кадры.
На рынке труда сегодня существует дефицит квалифицированных специалистов, поэтому предприятия вынуждены чаще, более системно и рационально прибегать к внутреннему обучению. Однако традиционные очные методы обучения и развития персонала не всегда оказываются приемлемыми - они не дают возможности с относительно небольшими затратами организовать одновременное и равноценное обучение в территориально распределенной компании, передать всем сотрудникам знания в нужный момент, не дожидаясь появления бюджета и соответствующего очного тренинга, создавать единое информационное пространство для учебной группы после завершения обучения. Эти задачи позволяет решить дистанционное обучение.
Дистанционному обучению свойственны все атрибуты традиционного очного обучения: цели развития, содержание, учебные материалы, формы проведения, системы контроля и оценки результатов.
Основными предпосылками к внедрению дистанционного обучения в компании являются снижение затрат на обучение за счет командировочных расходов, аренды помещений, учебных материалов, постоянной оплаты тренеру; отсутствие необходимого количества квалифицированных бизнес-тренеров; возможность обучаться без отрыва от рабочего процесса (производства); широкие возможности организации обучения в территориально распределенных компаниях.
Дистанционное обучение имеет как своих сторонников, так и противников. Основным доводом последних является невозможность для тренера донести до аудитории материал средствами удаленной визуализации в качестве, которое достигается при непосредственном очном контакте. По этой причине многие компании рассматривают дистанционное обучение как составную часть так называемого смешанного обучения, при котором одно учебное мероприятие базируется на очном и дистанционном обучении.
Для построения корпоративного дистанционного обучения необходимо отталкиваться, прежде всего, от методологии обучения в компании. Характер и процесс дистанционного обучения в компании зависит от задач и уровня сотрудников, для которых планируется обучение.
Процесс дистанционного обучения состоит из следующих основных этапов: определение потребности в обучении, планирование обучения, разработка учебных материалов и тренингов, проведение обучения, анализ результатов. Более детальное определение каждого этапа зависит от кадровой политики компании.
Информационное обеспечение дистанционного обучения
После определения методологии наступает процесс выбора и внедрения ИТ-решения для поддержки дистанционного обучения, которое должно базироваться на данных по персоналу из корпоративной кадровой системы. Решение должно поддерживать все роли и функции участников процесса и обладать открытым интерфейсом.
Роли и функциональность дистанционного обучения
Современные системы дистанционного обучения основаны на процессной модели, в рамках которой каждый участник выполняет свою функциональную роль.
Администратор обучения анализирует потребность в обучении и планирует необходимое количество учебных мероприятий, закупает готовый учебный контент, предоставляемый провайдерами, планирует сроки обучения, публикует каталог учебных мероприятий и обеспечивает участникам обучения доступ к курсам, рассылает им уведомления, анализирует результаты обучения и на их основании изменяет квалификацию или компетенцию сотрудников.
За разработку интерактивных тренингов, загрузку и адаптацию готовых учебных курсов в систему дистанционного обучения отвечает разработчик учебных курсов.
На тренера возлагается проведение обучения в виртуальных классах, анализ результатов тестирования и выставление оценки, а также ответы на вопросы учащихся в форуме обучения.
Менеджер обеспечивает регистрацию заявок на разработку новых учебных мероприятий, регистрацию и согласование заявок на проведение учебных мероприятий, анализ результатов и предпосылок к обучению.
Участник обучения является центральным действующим лицом процесса дистанционного обучения, способным организовать самообучение; н анализирует собственные компетенции и сравнивает их с требованиями занимаемой (или планируемой к занятию) должности и выявляет качества, которые ему необходимо развивать; подбирает нужные учебные мероприятия, регистрирует заявки на очное и дистанционное обучение. После того как учебные мероприятия определены, он самостоятельно обучается с помощью дистанционного проигрывания курсов и виртуальных классов. При этом он проходит начальное тестирование для определения уровня требуемого обучения, а после обучения - тестирование для определения эффективности обучения.
Специалист ИТ-службы занимается планированием мероприятий в соответствии с распределением нагрузки на сервер, архивацией данных, администрированием доступа, интеграцией.
Большинство современных систем дистанционного обучения обладают схожим набором функциональности, поэтому при выборе решения необходимо обратить особое внимание на организацию поддержки и возможность дальнейшего развития информационной системы. Наиболее оптимальным является единое комплексное решение по управлению персоналом, поддерживающее дистанционное обучение, а не интеграция решений различных вендоров, которая вызовет в дальнейшем сложности с поддержкой. Позиция ИТ-департамента при выборе решения должна быть твердой и соответствовать ИТ-стратегии компании.
Задачи ИТ-службы
При внедрении дистанционного обучения от ИТ-департамента требуется создать единое интегрированное решение по управлению корпоративным обучением, объединяющее в себе очное и дистанционное обучение, интеграцию с данными по кадровому учету, общекорпоративной картой компетенций и квалификаций, существующими средствами коммуникации (почтовой службой, службой кратких сообщений, голосовой почтой и т.д.).
Дистанционное обучение является одним из корпоративных сервисов, предоставляемым пользователям корпоративной системы, потому необходимо уделить внимание эргономике портала дистанционного обучения, который должен соответствовать общекорпоративному стилю (при переходе со страниц общекорпоративного информационного портала в портал дистанционного обучения пользователь не должен замечать никакой разницы). ИТ-служба должна позаботиться о межпортальном взаимодействии, построенном на технологии единого входа (Single sign on, SSO): переход из разделов корпоративного сайта на портал дистанционного обучения должен осуществляться без повторной авторизации.
Дистанционное обучение представляет разработчикам тренингов широкие мультимидийные возможности, поэтому следует заранее ввести стандарты по созданию тренингов и заложить в них ограничения на объем и ресурсоемкость тренингов. Не сделав этого, компания рискует получить вскоре жалобы пользователей на медлительность и плохую доступность системы. При проектировании дистанционного обучения ИТ-служба должна продумать распределение доступности учебных сервисов для пользователей, так как приобретать сервер, способный на одновременное обучение в системе ДО всех сотрудников компании, нерационально, скорее всего он будет работать, лишь на 10-30% от возможного потенциала. ИТ-службе стоит уделить внимание важной особенности этого типа обучения - допуску к системе внешних участников, не сотрудников компании (тренеров, разработчиков курсов), поскольку доступ к информационному порталу не из корпоративной сети может представлять угрозу для безопасности.
Открытость системы дистанционного обучения
Главными составляющими системы дистанционного обучения являются содержание учебных курсов и контроль результатов обучения, поскольку без первого невозможно само обучение, а без второго оно теряет смысл.
Исходя из способа организации корпоративного обучения - внешнего, с привлечением внешних провайдеров, или внутреннего, с использованием собственного подразделения по подготовке и проведению учебных мероприятий, берется готовое или разрабатывается собственное наполнение учебных курсов.
Большинство современных решений для дистанционного обучения поддерживают стандарт эталонной модели совместно используемого объекта содержания (Sharable Content Object Reference Model, SCORM), который является одним из самых распространенных мировых стандартов на электронные материалы учебного назначения.
Корпоративные системы дистанционного обучения имеют широкие аналитические возможности для оценки результатов обучения и составления дальнейшей программы развития персонала. После внешнего очного обучения системы дистанционного обучения также должны позволять загружать результаты обучения, предоставленные провайдером, для дальнейшего анализа. Для подготовки и проведения обучения с использованием виртуальных классов внешнему тренеру может предоставляться временный доступ к внутрикорпоративной системе дистанционного обучения.
Эффективное дистанционное обучение
Чтобы сделать дистанционное обучение эффективным, необходим комплексный подход к развитию персонала, в котором обучение является составной частью, а не отдельной функцией.
Управление развитием персонала должно строиться в соответствии с концепцией развития, где цели компании декомпозируются в личные цели сотрудников, достижение которых непосредственно влияет на мотивацию. В числе личных целей может быть как развитие компетенций для обеспечения производственной необходимости, так и развитие с целью занятия вышестоящей должности.
Модель мотивации и развития должна быть прозрачной для каждого сотрудника. Персонал должен понимать, что, не получив необходимого навыка, он не сможет качественно выполнить поставленную задачу и соответственно получит меньший бонус и не обеспечит желаемого продвижения в перспективе.