Автор: Виктор Сущев, директор по консалтингу компании DocsVision
В статье рассматривается типовое решение по согласованию договоров на базе системы DocsVision, позволяющее не только быстро внедрить типовой вариант согласования с широким диапазоном настроек, но и легко модифицировать его благодаря открытости решения.
Бизнес-процесс первой необходимости
Когда речь заходит об автоматизации бизнес-процессов, то чаще всего первое, что ставится на повестку дня - это процесс согласования договоров. Действительно, этот процесс существует в любой организации, независимо от вида деятельности. И, как правило, он не обеспечивается традиционными средствами автоматизации, которые каждая организация использует для управления своим бизнесом. В то же время, значимость процесса согласования договоров для любого бизнеса крайне высока: от него зависит своевременное и безошибочное подписание контрактов, основы любых сделок.
Адекватный инструмент
Как правило, для автоматизации согласования договоров используются специализированные средства процессной автоматизации, базирующиеся на технологии workflow и средствах управления документами. Одной из распространенных на российском рынке систем такого рода является система DocsVision. Она включает в себя универсальные функции управления документами и бизнес-процессами, а также мощные инструменты настройки этой функциональности, позволяющие создавать специализированные решения для конкретных сценариев использования, в том числе и для согласования договоров. Согласование договоров уже реализовано в сотнях проектов внедрения системы, для чего в каждом из них произведены соответствующие настройки. Проанализировав этот опыт применения системы, компания DocsVision разработала типовое решение по согласованию договоров. Это ещё более повышает готовность системы к использованию, упрощает и ускоряет внедрение. При этом, в отличие от конкретного варианта, реализованного в каждом подобном внедрении, типовое решение подразумевает более широкий диапазон вариантов использования, каждый из которых осуществляется более простыми настройками.
Модель решения
Как и любое настроечное решение на базе DocsVision, типовое решение по согласованию договоров складывается из основных элементов системы: карточек, бизнес-процессов, справочников, структуры папок и ассоциированных с ними поисковых запросов и представлений.
Карточка договора
Карточка договора (Рис. 1) настроена на базе карточки универсального документа. Она содержит сведения, идентифицирующие договор, отражающие его состояние и ход согласования, а также файлы договорных документов.
Рис. 1. Основная вкладка карточки договора.
Форма карточки договора для бизнес-процесса согласования разработана исключительно средствами настройки DocsVision, без программирования, и при необходимости может быть легко модифицирована.
Рис. 2. Вкладка "Ход согласования" карточки договора.
В карточке отображается общий ход согласования договора (Рис. 2): начало, окончание и длительность пройденных стадий, а также более подробная информация о текущей стадии.
Рис. 3. Вкладка "История согласования" карточки договора.
Более подробная история согласования, также отображаемая в карточке (Рис. 3), включает время получения и выполнения задания каждым участником согласования, соответствующий результат и комментарий.
На основании карточки автоматически формируются печатные формы Листа и Протокола согласования.
Вся информация о процессе согласования записывается в карточку договора самим бизнес-процессом DocsVision по мере исполнения. Бизнес-процесс также автоматически изменяет состояние документа и шаге права доступа участников согласования к нему.
Вкладки Документы и ссылки, Категории, Задачи и Журнал передач - стандартные элементы карточек документов DocsVision, использованные в данной настройке. Поскольку последние три не задействованы как обязательные в данном решении, их можно исключить из настройки карточки договора.
Бизнес-процесс
Средствами редактора бизнес-процессов DocsVision в рассматриваемом решении настроена типовая схема согласования договора (Рис. 4). Она состоит из нескольких взаимосвязанных подпроцессов, которые параметризуются настройками, содержащимися в универсальном справочнике DocsVision. Тем самым достигается вариативность этого типового процесса. В зависимости от заданных настроек, реально выполняемая схема бизнес-процесса будет сформирована для конкретного случая.
Рис. 4. Фрагмент типовой схемы бизнес-процесса согласования.
Процесс начинается с мониторинга появления новой карточки договора в начальном состоянии с признаком "Отправить на согласование". Обнаружив такую карточку, бизнес-процесс считывает из универсального справочника настройки варианта маршрута согласования, на которые ссылается обнаруженная карточка. В зависимости от этих настроек и будет выполняться согласование.
Справочник настроек согласования
Справочник настроек согласования - настроен на базе универсального справочника системы, содержит настройки маршрута согласования: состав и виды этапов, согласующие лица на каждом этапе, подписывающее лицо, нормативные длительности этапов и т.д.
Рис. 5. Настройки согласования в Универсальном справочнике.
В типовом решении даны настройки справочника для типового маршрута согласования, которые можно модифицировать и разрабатывать по их примеру новые настройки для своей организации. Менять этими настройками поведение типового процесса гораздо легче, чем самостоятельно разрабатывать новый бизнес-процесс.
Папки, представления, поисковые запросы
В типовом решении настроена структура папок для хранения карточек договоров, а также виртуальные папки (папки с ассоциированными поисковыми запросами) для отображения отчетов по списку договоров: общая информация (Рис. 6), ход согласования, параметры согласования и т.д. Информация представляется по списку договоров, отвечающих критериям поиска, в табличном виде в соответствии с настроенными представлениями.
Рис. 6. Представление, отображающее общую информацию о согласовании по списку договоров.
Задания и уведомления
В типовом решении настроено несколько видов заданий в соответствии с ролями пользователей в процессе согласования. Каждый из участников согласования получает соответствующие его роли задания в соответствии с логикой бизнес процесса при наступлении определенных событий. Например, согласующее лицо получает задание вида, приведенного на Рис. 7.
Рис. 7. Задание согласующему лицу.
Другие участники (ответственный за согласование, регистратор, и т.д.) получают задания вида, соответствующего их роли и действиям в процессе. Настройки видов заданий также могут быть изменены при внедрении. Каждое задание содержит в настройках нормативную длительность, благодаря чему можно организовать контроль своевременности выполнения заданий и сбор статистики по фактическому их выполнению для последующего анализа и улучшения процесса.
Кроме заданий, предусмотрены уведомления заинтересованных лиц о ходе согласования. Они будут получать их в личную папку системы с дублированием по электронной почте. В типовом решении предусмотрено несколько видов настраиваемых уведомлений о различных событиях в ходе согласования.
Уникальность типового решения на базе DocsVision
В завершение краткого обзора типового решения по согласованию договоров на базе DocsVision отметим одну важную его особенность. Оно построено полностью на стандартных возможностях базовых объектов и инструментов настройки DocsVision, и поэтому является полностью открытым для изучения и модификации. В нём проделан тот путь настройки, который большинству пользователей приходится проделывать при внедрении, в наиболее обобщенном виде, с добавлением возможностей упрощенной параметризации решения. Однако, разработчикам хорошо знакомо то разнообразие деталей и изменчивость в требованиях, с которыми приходится сталкиваться на практике внедрения автоматизированного согласования договоров. Поэтому возможность не только получить готовое к использованию решение, но и легко модифицировать его благодаря открытости - весьма ценное потребительское свойство.