ARIS - некоторые аспекты использования

Нет правил по применению правил

Аннотация

Разработчиком методологии ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) и одноименной инструментальной среды является германская фирма IDS Prof. Scheer [1, 2]. Считается, что инструменты ARIS занимают лидирующие позиции на мировом рынке в классе средств моделирования и анализа бизнес-процессов (источник - Gartner Group). Тем не менее, на мой взгляд, несмотря на свою универсальность и утверждения разработчиков, ARIS не является панацеей для решения всех насущных проблем организации. Хотя ARIS и является могучим инструментом, тем не менее, область его эффективного применения ограничена. Кроме того, даже в этой области не следует ожидать слишком много от попытки внедрения ARIS, если не выполнен ряд условий внутри самой организации.

Цель данной статьи - отделить работу, которую действительно трудно провести без использования ARIS от той, которую можно проделать более оперативно и с меньшими затратами, используя имеющиеся другие менее тяжеловесные инструменты. В частности, следует обратить внимание на опасность подмены профессиональной проектно-аналитической работы формальным следованием методологии ARIS. Помимо этого, очевидным слабым местом ARIS является чрезмерное упрощение методик анализа и оптимизации, которое является следствием универсальности данного инструмента.

1. Введение

Итак, что же представляет собой ARIS?
Методология ARIS является достаточно рафинированной. Организация в ARIS рассматривается с четырех точек зрения:

• организационной структуры,
• функциональной структуры,
• структуры данных,
  
• структуры процессов.

При этом каждая из этих точек зрения разделяется еще на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для описания бизнес-процессов предлагается использовать около 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту. В ARIS имеется мощная репрезентативная графика, что делает модели особенно удобными для представления руководству.

Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:

• EPC (event-driven process chain) - метод описания процессов, нашедший применение в системе SAP R/3;
• ERM (Entity Relationship Model) - модель сущность-связь для описания структуры данных;
• UML (Unified Modeling Language) - объектно-ориентированный язык моделирования.

Инструменты ARIS Toolset (ARIS Easy Design) - единая среда моделирования, которая представляет собой совокупность четырех основных компонентов: Explorer (Проводник), Designer (средство для графического описания моделей), Таблиц (для ввода различных параметров и атрибутов), Мастеров (Wizards).

ARIS Easy Design ориентирован на сбор информации и документирование, в то время как ARIS Toolset является средством для полномасштабного управления проектом и позволяет проводить комплексный анализ введенной информации и семантические проверки. Кроме того, только ARIS Toolset позволяет создавать скрипты (шаблоны) для отчетов, анализа и семантических проверок построенных моделей.

ARIS сопряжена с известными системами управления предприятием (ERP), а именно, ARIS Link для R/3 позволяет описать структуру R/3 в терминах управления бизнес-процессами, и, кроме того, провести реинжиниринг, то есть, из R/3 загрузить в ARIS текущие описания бизнес - процессов; ARIS Analyzer for R/3 - модуль проверки создаваемых моделей на соответствие методологии SAP. В ARIS есть возможность тестирования проекта на соответствие требованиям стандарта качества ISO 9000.

На первый взгляд вроде бы все замечательно и легче перечислить задачи, которые нельзя решить с помощью ARIS. Попробуем разобраться, чего же следует ожидать на практике.

2. Внедрение ARIS

Внедрению ARIS обязательно должна предшествовать серьезная "ручная" проектно - аналитическая работа. В методологии ARIS все распределено, разграничено и специфицировано, процесс работы формализован в набор алгоритмов, и возникает опасное ощущение что и думать - то особенно не надо, и что достаточно скрупулезно следовать предлагаемой методологии, чтобы достичь желаемого экономического эффекта. Предварительную проработку проводить все равно придется, иначе получится, что истратив значительные средства и полгода на внедрение ARIS в итоге вы получите несколько предложений по изменению бизнес - процессов или структуры организации, до которых можно было бы додуматься и без применения ARIS.

2.1. Следует определиться с целью внедрения ARIS. Для начала важно понимать, что ARIS можно использовать как минимум в двух различных ситуациях. Первый вариант - как средство используемое либо при крупномасштабной системной перестройке бизнес - структуры как таковой, либо просто при формировании данной структуры с нуля. Второй вариант использования ARIS - для всеобьемлющего мониторинга квазистационарных бизнес - процессов организации и последующей достаточно ограниченной оптимизации, о которой будет сказано ниже.

В любом случае необходимо предварительное понимание плюсов и минусов от внедрения этого мощного инструмента. Для этого, как минимум, необходимо провести элементарную экономическую оценку для сопоставления затрат на внедрение и сопровождение ARIS и планируемой выгоды от его использования, например, по методике, предложенной авторами работы [3]. Это потребует скоординированной междисциплинарной работы команды специалистов, включающей руководство организации, экономистов, технологов, системных аналитиков и проектировщиков.

2.2. В соответствии с поставленными задачами необходимо провести предварительную формализацию, которая имеет два аспекта: проектно - аналитический и организационный. В рамках предварительной проектно - аналитической работы потребуется выделить круг моделей ARIS, которые целесообразно использовать в предстоящей работе и соответствующие методики оценки и анализа в рамках выбранных моделей, то есть, разработать соглашение о моделировании. При проведении предварительной организационной проработки следует определить очередность решаемых задач, зафиксировать предполагаемые сроки внедрения и выделить ответственных лиц, обладающих соответствующей квалификацией. Некорректно структурированная стратегия гарантирует неуспех внедрения такого формализованного инструмента как ARIS или, по крайней мере, существенно замедлит его внедрение.

2.3. Следует выделить круг подразделений, которые будут заниматься внедрением ARIS. Есть точка зрения [4], что планировать использование ARIS силами только одного аналитического подразделения нецелесообразно - разумнее вовлекать все профильные подразделения, поскольку во - первых, профильные подразделения лучше знают бизнес - процессы, и во- вторых бизнес - процессы так быстро меняются, что аналитики будут вечно и безнадежно эти процессы "догонять". Есть несколько возражений в отношении внедрения ARIS в профильных подразделениях. Сотрудники функциональных подразделений не являются аналитиками и им будет непросто должным образом задокументировать свои бизнес - процессы. Невозможно из среднестатистического юриста или бухгалтера сделать по совместительству еще и аналитика, пусть даже посредственного, он будет все время ошибаться и саботировать процесс собственного перепрофилирования. Кроме того, специалисты профильных подразделений вечно загружены рутинной работой и у них недостаточно резервного времени и любознательности для освоения крайне сложной и рафинированной системы обозначений ARIS.

Поэтому я считаю, что основная нагрузка все-таки должна ложиться на профессиональных бизнес - аналитиков. Следует также обратить особое внимание на то обстоятельство, что для внедрения ARIS в профильных подразделениях потребуются еще две абсолютно обязательные вещи: железная воля руководства и высокий управленческий и структурный уровень организации.

3. Решение конкретных задач: плюсы и минусы.

Документирование организационной структуры

Организационная структура наиболее легко поддается перенесению на ARIS, поскольку она, как правило, четко определена и не требует предварительной аналитической проработки. С использованием детального описания организационной структуры можно проанализировать количество уровней иерархии, выявить наличие слишком большого или слишком малого количества подчиненных у одного руководителя, подчинения одних и тех же сотрудников различным руководителями и т. п. - одним словом, провести элементарную проверку. Организационная структура подвержена частым изменениям, для поддержания ее описания в актуальном состоянии потребуются дополнительные ресурсы. С учетом того, что семантика ARIS достаточно сложна, эти дополнительные ресурсы будут значительны. Имеет смысл также предварительно формализовать процесс документирования организационной структуры и оформить его в виде регламента.

Серьезное преимущество ARIS перед другими инструментами заключается в том, что в ARIS хорошо развиты графические средства представления сформированных моделей.

Формирование отчетов на базе построенной модели.

ARIS позволяет вывести в отчетный документ любую информацию, содержащуюся в базе данных проекта, как то описание моделей, описание обьектов, взаимосвязи обьектов, графические представления. Процесс создания отчетов в ARIS полностью автоматизирован, используются скрипты на VBasic и ARIS Basic Language Capability. "Себестоимость" этих отчетов достаточно высока, поскольку перед формированием отчета потребуется занести на ARIS детальные описания процессов и структуру организации. Одним словом отчеты - мощное, но вспомогательное средство - использовать ARIS только как средство для формирования отчетов крайне нецелесообразно. В отличие от ARIS в ERwin/BPwin репрезентативные функции развиты слабо.

Документирование (регламентация) бизнес - процессов, создание репозитория описаний бизнес - процессов.

С использованием ARIS могут быть составлены точные структурированные описания бизнес - процессов, которые будут храниться в едином репозитории, что обеспечит интеграцию разнообразных моделей. Существуют два подхода к документированию бизнес - процессов: целевая документация отдельных бизнес -процессов и документация всех бизнес - процессов организации. Считается, что ARIS предназначен для "сплошной" документации бизнес - процессов организации. Затруднения, которые поджидают организацию на этом пути, описаны выше. При использовании ARIS для документирования отдельных бизнес -процессов, потребуется предварительное моделирование, а именно: выявление значимых для решения поставленной задачи процессов, иными словами, выделение и предварительное структурирование предметной области, соответствующей поставленной задаче.

Для полномасштабного документирования бизнес - процессов средних размеров организации (до 1000 сотрудников) необходимо по самым скромным оценкам 5 человеко-лет, в работе [4] приводятся менее оптимистичные оценки. Вследствие постоянных изменений в структуре бизнес - процессов потребуется дополнительный ресурс для поддержания описания в адекватном состоянии.

Использование ARIS целесообразно в организациях со значительным оборотом (поскольку расходы на внедрение ARIS достаточно высоки - $1500 за одно рабочее место).

Следует подчеркнуть, что для некоторых процессов в силу их специфики чрезмерная формализация не только малоэффективна, но и просто вредна, как это уже было отмечено несколько в ином контексте в [4]. В качестве важного примера можно привести инновационные процессы в организации, которые едва ли могут быть перенесены в ARIS. Другим примером являются те составляющие бизнес - деятельности, которые напрямую связаны с творческими решениями малопрогнозируемых проблем, возникающих в ходе этой деятельности. Необходимо упомянуть, что те функции документирования бизнес - процессов в ARIS, которые существенно выходят за рамки возможностей BPwin, требуют существенных затрат, о которых уже сказано выше.

Динамическое моделирование.

Модуль имитационного моделирования ARIS Simulation используется в тех случаях, когда необходимо проанализировать поведение во времени разработанных моделей бизнес -процессов. Цель динамического моделирования - определение узких мест в реализации процессов (несогласованность параллельно выполняемых процессов, нехватка ресурсов для эффективного выполнения процессов и т. д.). Возможно проведение динамического эксперимента с использованием ARIS - прогона процессов во времени при заданных характеристиках. Для реализации всего вышеперечисленного потребуется формализовать точные временные характеристики исследуемых бизнес - процессов.

Следует отметить, что в качестве менее тяжеловесной альтернативы ARIS для решения конкретных задач может быть использован программный комплекс MATLAB/SUMULINK, разработанный специально для моделирования динамических систем (примеры по применению которого можно найти в работе [5]).

Управление операционными рисками.

С использованием ARIS можно создавать самые разнообразные классификаторы, в том числе и классификаторы операционных рисков. В ARIS предлагается два метода оценки рисков:

• стандартный метод, при использовании которого во внимание принимаются вероятность риска и средний размер потерь на одно событие,
• процессно-ориентированный метод, при котором учитывается частота выполнения процессов за период времени, вероятность наступления данного события (риска) при выполнении определенного бизнес - процесса (последовательности процессов).

ARIS позволяет получить аналитическую отчетность, структурированную по ряду признаков, например, по доле риска в технологическом процессе или по размеру потерь на структурное подразделение [6]. ARIS является подходящим инструментом для детальной классификации, структурирования и наглядного представления операционных рисков.

Анализ и оптимизация моделей бизнес - процессов.

Оптимизация деятельности в ARIS сводится к выделению, формализации и структурированию бизнес - процессов с целью формирования на их основе "сквозного" представления процессов организации.

Разработанные модели могут быть проанализированы по определенным правилам, которые задаются в специально разработанных алгоритмах - скриптах (модуль ARIS Analysis). В среде ARIS существуют стандартные алгоритмы анализа:

• классификация функций в зависимости от значений их атрибутов,
• затраты времени и средств на выполнение процесса,
• необходимые организационные изменения в процессах,
• анализ движения информации внутри процесса,
• анализ использования элементов автоматизированной системы.

Методики оптимизации, предлагаемые ARIS, представляют собой только первый шаг в оптимизации бизнес - процессов, что является неизбежным следствием их универсальности. Предлагаемые стандартные алгоритмы анализа достаточно просты и могут быть реализованы и без использования ARIS. Это касается и более сложных алгоритмов, например, задача оптимизации портфеля и лимитов банка при наличии большого числа ограничений (например, нормативов ликвидности, допустимых размеров кредитных рисков и пр.) может быть решена по методу Ньютона или сопряженных градиентов с помощью программы оптимизации Solver MS Excel (конкретный пример описан в работе [5]).

Не имеет смысла рассматривать ARIS как инструмент, предназначенный исключительно для оптимизации бизнеса, поскольку оптимизация в нем ограничена некой универсальной постановкой задачи, что не дает возможности полноценно учесть специфику работы организации. Однако, если бизнес - процессы уже задокументированы в ARIS, их анализ может быть полезен, особенно, с учетом репрезентативных свойств ARIS.

Проведение функционально - стоимостного анализа бизнеса.

Модуль ARIS ABS реализует анализ стоимости процессов, при котором структура расходов полностью прозрачна, в отличие от метода установленных нормативами коэффициентов, который применялся до ARIS.

При использовании данного модуля значительно увеличится число операций по описанию отдельного бизнес - процесса в ARIS, поддержание описания в актуальном состоянии также потребует дополнительного времени. При использовании модуля ARIS ABC себестоимость продукции (услуг) точно определяется и структурируется, однако для некоторых видов затрат подобная степень детализации нереализуема вовсе или может быть достигнута путем чрезмерного усложнения модели. Следует отметить, что в отличие от ARIS, в ERwin/BPwin довольно ограниченные возможности для проведения стоимостного анализа.

Стратегическое планирование и управление.

ARIS BSC - инструмент, помогающий построить модель стратегии организации. Кроме того, ARIS позволяет сформиоровать модель структуры организации в виде многоуровневой иерархии, в которую включено детальное распределение полномочий сотрудников, как это описано в статье [7]. С помощью ARIS BSC формируется специальное представление - карта стратегии компании, выделяются и структурируются ключевые показатели эффективности деятельности организации, детализируется влияние различных факторов и их значимость. Однако, вследствие универсальности модуля BSC формируется чрезмерно упрощенная структура стратегии организации, не позволяющая учесть специфические нюансы функционирования конкретной организации. Структура стратегии, сформированная подобным образом, удобна для представления руководству и презентаций, однако предлагаемые управленческие решения, что называется, "лежат на поверхности" и могут быть найдены без использования такого тяжеловесного инструмента как ARIS.

4. Заключение.

4.1. В данной были предложены критерии, выполнение которых делает применение ARIS действительно эффективным средством для решения выделенного круга задач. Хотя инструментальная среда ARIS предоставляет большой выбор интегрированных методик моделирования и обеспечивает эффективную визуализацию моделей, однако, как следствие, эти методики чрезмерно детализированы и требуют освоения достаточно сложной системы обозначений. Описания бизнес - процессов и архитектуры предприятия потребуется поддерживать в синхронном и актуальном состоянии, а значит, придется постоянно "спешить" за вечно изменяющимися процессами организации. Перед внедрением ARIS целесообразно проведение предварительной экспертизы целесообразности использования ARIS в рамках данной организации в следующих аспектах: функциональном, техническом, операционном, экономическом.

4.2. Инструменты семейства ARIS предназначены для решения определенного круга задач, а именно: описания услуг и продуктов организации, описания организационной структуры, документирование структуры информационных систем организации, документирования бизнес - процессов организации, описания логической структуры данных, для имитационного моделирования процессов, функционально - стоимостного анализа, для анализа производительности и. т. п.. Особенно следует подчеркнуть отличные возможности графического представления в ARIS.

ARIS - это мощный инструмент, однако, как и любой инструмент он имеет ограниченную область применения. Даже в данной области эффективность его применения зависит от соотношения планируемой выгоды и затрат на внедрение и сопровождение ARIS. Если соотношение не в пользу применения ARIS, то, возможно, имеет смысл использовать менее тяжеловесные и более дешевые инструменты. Например, разработку и документирование логической и физической структур базы данных можно провести с использованием ERwin, бизнес - процессы можно проанализировать с помощью BPwin а анализ и проектирование ПО - с использованием Rational Rose.

4.3. Неизбежным следствием универсальности и многогранности инструмента ARIS является чрезмерная упрощенность некоторых методик, например, методик анализа и оптимизации. ARIS во многом автоматизирует работу аналитика и проектировщика, предлагая по сути некий спектр готовых алгоритмов. Однако это ни в коем случае не отменяет аналитическую и проектную работу ни на начальном этапе проекта, когда разрабатывается система формализаций, ни на последующих этапах, на которых принимаются важные стратегические решения. Более того, если такая работа не будет проводиться специалистами соответствующей квалификации, то не ARIS будет работать на организацию, а организация будет работать на ARIS.