Сегодня благодаря обилию предложений задача выбора ECM-системы отнюдь не является тривиальной. Надежность, безопасность и богатая функциональность при разумной стоимости - таковы ожидания заказчиков. Как это сочетается в ПО? Рассмотрим пример.
Системы управления информационными ресурсами предприятия (ECM - Enterprise Content Management) прочно заняли свое место среди других корпоративных приложений, сейчас уже не нужно доказывать важность для бизнеса неструктурированной информации, т. е., документов, сканированных изображений, файлов чертежей, фотографий и других данных, представленных в цифровой форме. Электронные документы из экзотики давно уже стали привычным атрибутом деловой жизни и активно используются во многих бизнес-процессах, а также и в межкорпоративном взаимодействии. Обычно консервативный государственный сектор тоже оценил преимущества работы в электронном виде - проводимый правительством в течение ряда лет курс на электронные госуслуги четко это демонстрирует.
Таким образом, ECM-системы оказались сегодня в центре внимания. При том, что сама технология управления контентом является достаточно зрелой, в новых условиях ей приходится отвечать другим вызовам. В их числе можно назвать рост объемов хранимой информации и разнообразие ее видов, увеличение числа пользователей корпоративных ECM и рост интенсивности их обращений к системе, географическая распределенность и обязательность интеграции с другими бизнес-приложениями.
При этом заказчики хотят получить все преимущества ECM за разумные деньги - кризис научил более прагматическому подходу к оценке различных ИТ-инициатив. И темп жизни ускорился, никто сегодня не собирается растягивать внедрение ИТ-решений на 3-5 лет, как это бывало ранее. Заказчики ожидают быстрой отдачи инвестиций - или лучше вообще не начинать проект.
Формулируем требования к ECM-системе
Сразу стоит оговориться, что единого рецепта для всех нет. При многообразии требований заказчиков и широте ассортимента предлагаемых на рынке ECM-систем, разработать рекомендации, которые позволяли бы сделать однозначный выбор, невозможно. Логичнее будет говорить о некоторых общих критериях, которые отражают существующие рыночные тенденции и обобщают практический опыт.
ECM-система должна обладать следующими основными функциями: обеспечивать надежное хранение документов и работу с ними, автоматизировать выполнение бизнес-процессов, гарантировать требуемый уровень защиты информации, предоставлять удобный пользовательский интерфейс и позволять легко интегрироваться с внешними системами.
о мнению аналитиков Gartner, ECM на 15% состоит из управления документами (Document Management), на 18% - из имиджинга (Image-processing), еще 22% - это деловые процессы (workflow/BPM), 13% - управление записями (Records Management), 15% - социальные функции (Social Content Management) и оставшиеся 10% - прочие полезные расширения.
Конечно, точные пропорции вендоры не соблюдают - как шеф-повар тоже не взвешивает ингредиенты с точность до грамма, а скорее доверяет своей интуиции, поэтому когда настоящий мастер готовит даже простое блюдо, получается великолепно. И у каждого - по-своему. Также и с ECM: каждый вендор поставляет на рынок свой продукт, похожий, но в то же время отличный от всех других.
Конкретный пример: "Саперион"
Чтобы не остаться на уровне общих слов, стоит рассмотреть, как реализуются эти требования на конкретном примере. В качестве объекта исследования возьмем ECM-платформу "Саперион".
К своей "зоне ответственности" система "Саперион" относит все задачи по работе с документами в организации, которые можно поделить на два крупных блока: единое хранилище документов и автоматизация бизнес-процессов. Одно с другим в большинстве случаев тесно связано: если система позволяет лишь накапливать документы, не вовлекая их в процессы, то в скором времени такое хранилище становится кладбищем документов; с другой стороны, акцент только лишь на сиюминутных потребностях поддержки бизнес-процессов без электронного архива лишает систему памяти и создает риск нарушения требований регуляторов по документированию деятельности организации.
Даже если мы возьмем задачу организации электронного архива, то увидим, что и там нужны инструменты управления деловыми процессами. Эта задача только на первый взгляд выглядит статичной - мы складываем в архив документы, никакого документооборота при этом вроде не подразумевается. Однако архив тоже живет своей жизнью - нужно выполнять процедуры приемки и списания документов, предоставлять доступ исследователям, рассекречивать документы и публиковать их - это все бизнес-процессы, которые лучше автоматизировать в рамках одной системы.
Фундамент ECM - хранение документов
В отличие от обычных файлов на диске, электронный документ в ECM-системе представляет собой более сложную конструкцию. Если подойти к этому очень упрощенно, то можно сказать, что документ состоит из карточки с реквизитами и содержания в виде прикрепленного файла. Однако реальная жизнь гораздо сложнее - нужно еще подумать о версионности документа, управлении доступом, протоколировании действий с документом и многом другом. В итоге можно сказать, что электронный документ в ECM-системе это информационный объект, обладающий сложной внутренней структурой и поведением.
В системе "Саперион" функциям хранения документов уделяется особенное внимание. К карточке документа можно прикрепить неограниченное число файлов любого размера, при этом обеспечивается еще и управление версиями. Можно настроить систему так, что удаление версий будет невозможно - каждый раз при редактировании будет создаваться новая версия, что позволяет контролировать изменения в документе.
Чтобы оптимизировать размер всего хранилища, в систему встроены прогрессивные алгоритмы сжатия файлов. Например, в СУЭК накопилось более 30 млн документов, их объем при хранении в файловой структуре был 14 ТБ, а после того, как этот массив документов загрузили в "Саперион", архив стал занимать на дисках только 4 ТБ.
Для хранения контента используется собственный формат (мета-файл), который не может быть прочитан или изменен извне, что повышает безопасность системы. Это отличает "Саперион" от большинства известных ECM-платформ, где применяется классическая гибридная организация хранилища документов - карточки хранятся в реляционной СУБД, а сами файлы документов - на диске в специально отведенной директории, что потенциально создает риск доступа к ним в обход системы.
Эти качества "Саперион" позволяют строить при его помощи огромные хранилища и работать с файлами очень большого размера. Например, ОТП Банк (Венгрия) хранит в "Саперион" более 1 млрд документов, и при этом система не испытывает проблем с производительностью. В ВАС РФ гигабайтные файлы аудио и видеозаписей судебных заседаний обрабатываются с вполне приемлемой скоростью, пользователи отнюдь не жалуются на медленную работу системы.
Использование документов - какие функции должны быть в системе
Едва ли бизнесу нужна "вещь в себе" - хранилище документов, с которыми ничего нельзя сделать. ECM-система должна поддерживать работу с документами, что подразумевает возможность их поиска по реквизитам и содержанию, просмотр, изменение (в определенных случаях) и другие функции, которые достаточно подробно описаны в европейской спецификации MoReq 2010 (Model Requirements for Records Systems).
Хотя разработаны формальные процедуры тестирования ECM-систем на соответствие требованиям MoReq, эта практика широкого распространения пока не получила. Однако можно с уверенностью утверждать, что все зрелые системы, к каковым относится и "Саперион", в принципе требованиям MoReq отвечают.
Нужно добавить, что кроме стандартных функций "Саперион" позволяет устанавливать связи между документами, просматривать документы без открытия родного приложения, в том числе и чертежи - без загрузки их в AutoCAD. Содержится в системе и служебная информация, например, сроки хранения, что необходимо для своевременного уничтожения бумажных и электронных документов.
Встроенное средство аннотирования документов позволяет в отдельном слое наносить различные пометки, которые служат либо для привлечения внимания к отдельным частям документа, либо для скрытия информации от некоторых пользователей (технология "черного маркера").
Бизнес-процессы
Поддержка стандарта BPMN 2.0 является правилом хорошего тона в среде разработчиков BPM-решений. Следование этому стандарту обеспечивает интероперабельность, иначе говоря, возможность совместной работы различных BPM-систем, что в реальной жизни требуется часто. Графические инструменты для моделирования бизнес-процессов в "Саперион" были приведены в соответствие со стандартом BPMN 2.0 еще с момента выхода версии 7 летом 2010 года - до официального выпуска самого стандарта, что произошло только 3 января 2011 года.
Кроме того, "Саперион" позволяет работать и в режиме ad hoc, по гибким маршрутам, когда каждый исполнитель может передать работу следующему сотруднику руководствуясь своим опытом, должностными инструкциями и здравым смыслом. Потому что встречаются ситуации, когда детальный анализ и моделирование процесса или невозможны или экономически неоправданны.
Управление доступом
Система управления доступом в "Саперион" позволяет реализовать практически любые политики безопасности, принятые в организации. Доступ к функциям системы и отдельным пунктам меню реализуется при помощи ролевой модели, различные роли могут быть назначены любой комбинации пользователей и групп.
"Саперион" позволяет управлять доступом к документами, отдельным страницам и аннотациям при помощи списков доступа (access control lists, ACL). Такой список содержит имена пользователей и названия групп с возможностью определить различные уровни доступа для каждого участника списка.
Интеграция с LDAP/NDS позволяет работать без ввода пароля в приложении, аутентификация происходит автоматически. Также автоматически выполняется определение прав конкретного пользователя по матрице доступа.
Интеграция - необходимое условие существования экосистем
Ни одна корпоративная система не может работать изолированно от других, сегодня это уже аксиома. За годы внедрения "Саперион" накоплен большой опыт его интеграции со множеством систем, включая как продукты мировых вендоров - SAP, Microsoft Dynamics, SharePoint, MS Office, Lotus Notes, так и отечественное ПО - "1С", Directum и др.
Используются разные методы интеграции: при помощи СУБД, через COM (API)-интерфейс, посредством веб-сервисов и HTTP. Есть поддержка JSR170/JCR 1.0, .Net, J2EE и т. д. Разработчик может выбрать инструменты для интеграции по своему вкусу и в зависимости от задачи. Например, в "Газпроме" система "Саперион" была проинтегрирована с более двадцатью другими приложениями.
Как говорят трейдеры, рекомендация по технологии ECM в целом - "покупать", прогноз стабильный. Корпоративный ИТ-ландшафт без ECM-системы сегодня трудно вообразить. Пренебрежение вопросами управления документами и, в первую очередь, организацией их надежного хранилища создает серьезные риски для бизнеса.
Чувствуя этот запрос со стороны бизнеса, на рынок выходят новые игроки, конкуренция растет. При этом если проект связан с обработкой критически важной для бизнеса информации, в критерии оценки стоит включить опыт и компетенцию поставщика и подробно изучить, что у этой системы внутри - ведь надежность обеспечивается на уровне инженерных решений, а не на уровне маркетинга.