Оглавление

• Введение
• Назначение системы
• Общие сведения
• Основные функциональные возможности программной системы
• Технические требования и комплект поставки
• Установка программной системы ВИП-Костинг
• Удаление программной системы ВИП-Костинг
• Заключение

Введение

Появление нового программного продукта для моделирования и анализа бизнес-процессов, созданных в моделях AllFusion Process Modeler (ранее: BPwin) hот компании Computer Associates - это событие для руководителей проектов и аналитиков, профессиональных разработчиков программного обеспечения и информационных систем. Это событие вдвойне, если на рынке впервые появляется российский программный продукт, поддерживающий аналитические технологии на основе функционально-стоимостного анализа.

Несколько лет назад авторы статьи в журнале КомпьютерПресс рассматривали сущность и особенности функционально-стоимостного анализа («Что такое функционально-стоимостной анализ процессов и систем», CD-диск, №12, 1998). В данном материале мы предлагаем познакомиться с новым игроком на российском рынке аналитических технологий - ВИП-Костинг для BPwin, на базе которого можно предложить недорогое решение для разработки, внедрения и сопровождения процессной АВС-системы управленческого учета затрат предприятия.

Данная информация предназначена для первоначального знакомства пользователей, ответственных за работу с системой (аналитиков, экономистов, бухгалтеров), и должностных лиц, работающих с ограниченным набором функций системы (высшего управленческого персонала). Подробности можно узнать на семинаре по функционально-стоимостному анализу в BPwin с помощью этого продукта.

Назначение системы

Программная система ВИП-Костинг предназначена для:

• Разработки и внедрения процессной АВС-систем управленческого учета затрат.
• Разработки и внедрения АВС-системы расчета себестоимости.
• Расчета стоимости бизнес-процессов и центров затрат.
• Проведения анализа затрат и определения путей их снижения.
• Оценка и повышение эффективности.
• Расчет себестоимости объектов затрат (продукции, услуг, клиентов, структурных подразделений,борудования).
• Совершенствование продукции, услуг, технологических процессов.
• Инжиниринг/реинжиниринг бизнес-процессов и проведение реорганизаций.

Общие сведения

В основе технологии функционирования ПС ВИП-Костинг лежит применение методов ABC (Activity-Based Costing) и ABM (Activity-Based Management). Методы ABC/ABM разработаны как «ориентированное на действия» дополнение к традиционным финансовым подходам.

Для проведения расчетов в ВИП-Костинг используются следующие исходные данные:

• Организационно-штатная структура.
• Функционально-информационные IDEF0-модели (IDEF0.EM Tool, AllFusion Process Modeler ) и ARIS-модели бизнес-процессов.
• Системы бухгалтерского учета предприятия.

В программе реализован процессный подход в соответствии с требованиями международного стандарта серии ИСО 9000:2000.

Разработчиком программы является эксклюзивный обладатель права интеллектуальной собственности и распространения на ПС ВИП-Костинг (версия 1.01) Российская консалтинговая компания «ВИП Анатех».

Для целей эффективного освоения применения программного продукта разработан базовый курс обучения - «Технология построения системы управленческого учета на основе ABC\ABM-методов. Практика применения программной системы ВИП-Костинг (VIP-Costing) для расчета стоимости бизнес-процессов и себестоимости продукции и услуг». Продолжительность - 3 дня.

Основные функциональные возможности программной системы

В состав ПС ВИП-Костинг входят две следующие подсистемы:

• Подсистема подготовки исходных данных (ППИД)
  Данная подсистема разработана в среде MS Excel и представляет собой набор макросов, с помощью которых на основе исходной информации производится подготовка совокупности данных о предприятии в определенном формате в виде файлов MS Excel для загрузки данных во вторую подсистему - Подсистему стоимостных расчетов.

В состав основных функций ППИД входят:

1. Формирование анкет для сбора и обработки данных по действиям на основе информации, полученной из функционально-информационных моделей бизнес-процессов, описанных в нотациях ARIS (программные продукты ARIS Toolset и ARIS Easy Design) и IDEF0 (программные продукты IDEF0.EM Tool, AllFusion Process Modeler, Design/IDEF).
2. Обработка данных бухгалтерского учета, организационно-штатной структуры предприятия, а также данных об оборудовании, объектах инфраструктуры и объектах затрат предприятия. На основе обработанных данных подготовка таблиц для загрузки в ПСЧ

• Подсистема стоимостных расчетов (ПСЧ)

ПСЧ разработана в среде MS Access и представляет собой программный комплекс с функциями импорта данных в формате MS Excel, ведения справочников, расчета стоимости действий и бизнес-процессов, себестоимости объектов затрат по методам ABC/ABM, а также формирования аналитических отчетов.

В свою очередь ПСЧ состоит из четырех основных блоков:

• ведения справочников;
• расчета загрузки персонала и оборудования, стоимости действий персонала и оборудования и бизнес-процессов;
• расчета себестоимости объектов затрат;
• формирования аналитических отчетов.

К основным функциям ПСЧ относятся:

1. Импорт в ПСЧ таблиц с результатами анкетирования, данными бухгалтерского учета, организационно-штатной структуры предприятия, оборудования, объектов инфраструктуры и объектов затрат предприятия.
2. Ведение справочников (центров затрат, структурных единиц предприятия, оборудования, категорий затрат, бизнес-процессов, действий, драйверов, групп действий и т.д.).
3. Расчет трудоемкости действий и бизнес-процессов.
4. Расчет загрузки исполнителей - должностных лиц, структурных подразделений и оборудования.
5. Задание схемы стоимостных расчетов, включающее в себя задание цели расчета, а именно: полный расчет стоимости действий и бизнес-процессов для последующего их анализа или расчет стоимости действий с последующим расчетом себестоимости объектов затрат.
6. Расчет стоимости действий персонала и оборудования, включающий в себя:
   • отнесение затрат ЦЗ, не содержащих действия (кроме конечных центров затрат), в том числе структурных ЦЗ верхнего уровня, на ЦЗ, содержащие действия, на основе применения элементарных драйверов;
   • последовательное отнесение затрат определенных ЦЗ на другие ЦЗ, выполняемое путем введения новых категорий затрат;
   • расчет стоимости действий с помощью драйверов (трудозатрат персонала и затрат ресурсов оборудования);
   • расчет стоимости действий верхнего уровня, путем суммирования стоимости действий нижнего уровня;
   • расчет стоимости бизнес-процессов.
7. Расчет себестоимости, в том числе:
   • формирование групп действий;
   • формирование и ведение сложных драйверов действий;
   • отнесение стоимости групп действий на конечные центры затрат и промежуточные центры затрат (объекты отнесения стоимости действий) с помощью сложных драйверов;
   • отнесение непрослеживаемых затрат с промежуточных объектов затрат (объектов отнесения стоимости действий) на конечные центры затрат;
   • перенос затрат из отложенных категорий затрат на конечные центры затрат;
   • вычисление себестоимости конечных центров затрат.
8. Формирование отчетов по результатам расчета стоимости и себестоимости (ФСМ бизнес-процессов, Таблица себестоимости и т.д.).

Алгоритм взаимодействия подсистем представлен на Рис. 1. Подготовленные аналитиком исходные файлы подаются на вход ППИД. В результате работы ППИД формируются файлы MS Excel определенной структуры для загрузки в БД ПСЧ и файл контроля. Файл контроля - файл определенной структуры, который содержит сводную информацию для контроля корректности исходных данных.

Файлы, сгенерированные ППИД, загружаются в БД ПСЧ. Затем заполняются справочники системы. Далее осуществляется настройка ПСЧ. И, наконец, производится расчет стоимости действий и бизнес-процессов или себестоимости конечных центров затрат с использованием данных справочников. Результаты расчетов выводятся в виде аналитических отчетов.

Технические требования и комплект поставки

Система предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.

ПК - сервер должен иметь:

• операционную систему MS Windows NT 4.0/2000;
• оперативную память не менее 256 Мбайт;
• не менее 200 МБ свободного пространства на жестком диске (необходимое свободное пространство определяется объемами обрабатываемых данных);
• CD-ROM (для установки ПО);
• принтер.

Также на компьютере должен быть установлен Microsoft Data Engine (MSDE).

ПК-клиент должен иметь:

• операционную систему MS Windows 98/Millenium/NT 4.0/2000;
• процессор 80486 или выше;
• оперативную память не менее 64 Мбайт;
• не менее 50 МБ свободного пространства на жестком диске;
• CD-ROM (для установки ПО);
• VGA-совместимый дисплей.

Также на компьютере должно быть установлено следующее программное обеспечение:

• Microsoft Excel 2000;
• Microsoft Access 2000;
• Microsoft Data Engine (MSDE).

В комплект поставки входят:

• компакт-диск с версией ПС ВИП-Костинг, скриптами для генерации из ARIS- и IDEF-моделей отчетов, содержащих спецификации действий по БП, документацией в электронном виде, пустой базой данных и файлами примеров;
• лицензионное соглашение.

Установка программной системы ВИП-Костинг

Для установки программной системой необходимо выполнить следующую процедуру.

1. Закрыть все открытые приложения.
2. Поместить установочный диск в дисковод. После этого автоматически запустится программа пошаговой установки. В случае, если автоматического запуска программы установки не произошло, запустите с дискеты программу Setup.exe.
3. Ввести временный или лицензионный ключ. После ответов на несколько стандартных вопросов, программа инсталлируется на жесткий диск. Каталог установки по умолчанию C:\Program Files\.
4. После завершения установки открыть файл <Каталог установки > MacrosABC \ ABC10.xls, чтобывывести в MS Excel основную панель Подсистемы подготовки исходных данных. В результате его открытия на панели инструментов MS Excel будет помещена основная панель Подготовка ИД 1.0 с кнопками [VIP], [Костинг], [Настройка] и [Справка] (см. Рис.2).

Рис. 2. Основная панель ППИД

Далее появится сообщение об окончании установки ППИД (Рис.3).

Рис. 3. Сообщение об успешном завершении установки ППИД

ППИД полностью готова к работе.

5. Для настройки работы с Подсистемой стоимостных расчетов следует открыть файл <Каталог установки>\abc.adp. Перед началом работы с Подсистемой стоимостных расчетов необходимо выполнить подключение к базе данных, в которой хранятся данные. Далее выбрать пункт меню Файла->Подключение… Появится диалоговое окно Свойства связи с данными (Рис. 4). На вкладке Подключение выбрать из списка имя сервера, на котором хранятся данные. Указать имя пользователя sa. Выбрать базу данных на сервере abc_SQL. Если будет использоваться база данных, расположенная на локальном компьютере, указать в качестве имени сервера имя компьютера и выбрать пункт Учетные сведения Windows группы переключателей Для входа в сервер использовать. Нажать кнопку [OK]. Подключение установлено. ПСЧ полностью готова к работе.

Рис. 4. Настройка подключения

Удаление программной системы ВИП-Костинг

Удаление программной системы с компьютера осуществляется следующим способом:

1. Запустить MS Excel, с помощью кнопки [VIP] откройте окно О программе (Рис .5).

Рис. 5. Окно «О программе»

2. Нажать кнопку [Удаление программы]. В появившемся окне (Рис. 6) для подтверждения необходимости удаления нажать кнопку [Да].

Рис. 6. Окно подтверждение удаления

3. Для завершения удаления программной системы необходимо открыть системную Панель управления, выберите объект Установка и удаление программ, в открывшемся списке найдите и выделите ВИП-Костинг, затем нажать кнопку [Удалить]. Программная система будет удалена с компьютера.

Заключение

Если у Вас появились вопросы относительно программной системы ВИП-Костинг, сначала обратитесь к документации и другим печатным материалам, поставляемым вместе с программной системой. Поработав с ПС ВИП-Костинг и познакомившись с ее основными функциональными возможностями, следует заметить, что данная аналитическая среда - это всего лишь инструмент, созданный в моделях AllFusion Process Modeler для поддержки определенной технологии проведения работ. Успех ее использования во многом определяется наличием апробированной методики применения ПС в реальных проектах.