ИНТАЛЕВ: Внедрение без обмана V

Предыдущая часть

Алексей Федосеев,
Директор по информационным проектам
Консультационно-Внедренческой фирмы «ИНТАЛЕВ»

Статья была опубликована в Компьютер-Информ #21, 1999

Почему распадаются социализмы?

Честно говоря, не знаю. Больше того, я вообще не уверен, что они распадаются. Во всяком случае, нашему-то еще жить, да жить, если судить по происходящему.
Какое отношение социализм имеет к проблемам внедрения? Никакого. Просто, вспомнил сакраментальное: «Социализм — это, прежде всего, учет и контроль». А в предыдущей статье мы говорили о некоем цикле управления, в котором, правда, не было фазы «Учет», но и фаз было не две, а больше. А еще говорилось, что если фаз управления меньше, чем должно быть, то объект неуправляем, а значит, врежется наверняка! Вспомнили?

Продолжаем работать, или Сначала был план

В предыдущей статье мы рассмотрели пример автоматизации фазы планирования. Следующая за ней фаза — выполнение. Вернемся к примеру из предыдущей статьи о планировании расходов и выплат. Пришел черед выполнять план — ремонтировать оргтехнику. Алгоритм действий пользователей в КИС (напомню, в качестве платформы была выбрана система «1С:Предприятие 7.7») в рассматриваемом случае был следующим.

1. Подчиненный IT-менеджера (или он сам) должен был ввести в систему заявку на выплату, допустим, $630 (а запланировано было, как вы помните, $600), указать статью — поддержание оргтехники, и способ оплаты — безналичный (тоже бывает).

2. Он  сразу же видел перерасход — $30 (в общем случае — величину неизрасходованного остатка по статье). Если он человек мужественный, в системе была возможность послать такую заявку финансовому директору (нажми кнопку «Отправить по маршруту»). Иначе — надо было корректировать сумму выплаты.
Нелишний комментарий. И в случае автоматизации процесса планирования, и сейчас, — без организации документооборота КИС просто ..., ну, непродуктивна, что ли? Для каждого документа, если с ним работает несколько сотрудников в определенной временной и логической последовательности, просто необходимо разработать маршрут. То есть, не обязательно строить КИС на базе системы документооборота типа Notes,   но, что по своим возможностям она должна быть круче MS Outlook, — это факт.

3. Финансовый директор получал сообщение о новой заявке от IT-менеджера, видел перерасход по ней и текущий остаток денежных средств на том счете, с которого она будет уплачена.

4. Если финансовый директор был согласен, он утверждал заявку и продолжал ее движение по маршруту. Если не согласен — отклонял, что означало возврат заявки к ее отправителю с указанием причины отвода.

5. В случае утверждения заявка попадала к бухгалтеру, который, после получения необходимых документов (счета, акта, счета-фактуры и т.д.), ставил свою визу — «проведено».

6. Дальше — бухгалтеру по банку, который одним движением на основании заявки печатал платежное поручение. Заявка получала статус — «удовлетворена».
Заметим, что необходимым элементом документооборота является доступность ответственным лицам информации о том, кто и как долго обрабатывал заявку, и в какой стадии она в данный момент находится. Естественно, на практике было много нюансов. Например, если заявка удовлетворяла плану, то этап 3 мог и отсутствовать.
Я специально начал с конкретного примера, дальше я попытаюсь систематизировать сказанное. А сейчас, увы, должен прерваться на внесение терминологической ясности.

Что такое Учет, или Стоит ли говорить о второстепенном?

Мы говорим выполнение, подразумеваем... Что и говорить, термин «учет» пользуется чрезвычайной популярностью. На мой взгляд, он имеет пусть важное, но достаточно подчиненное значение в системе управления предприятием. К сожалению, то исключительное внимание, которое ему уделяет большинство внедренцев, чревато — на практике это означает недооценку других аспектов внедрения КИС. Предупреждаю, глава будет очень скучной и говориться будут вещи ТРИВИАЛЬНЫЕ. Ниже я покажу, что они, действительно, второстепенны, а пока, что делать, — придется потерпеть. Итак, учет бывает бухгалтерским и управленческим.

Бухгалтерский учет — система сбора и хранения информации о хозяйственно-финансовых операциях с целью получения фискальной отчетности.

Фискальная отчетность — регламентированная государством, фондами и прочими похожими на них инстанциями отчетность о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для исчисления налогов и сборов этим инстанциям с данного предприятия.

Управленческий учет — система сбора и хранения первичных данных о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для получения информации, необходимой для принятия менеджерами управленческих решений.

Как следует из определений, редко, когда цели бухгалтерского и управленческого учетов совпадают. Их различия предполагают и различия в способах их достижения. Конкретно — используются разные алгоритмы обработки данных, разная периодичность и, наконец, разное множество документов. Общим для учетов является их объект — финансово-хозяйственная деятельность предприятия. А это означает совершенно формально, что информация о регистрируемых в системе операциях принципиально может являться однократно вводимой. На практике это может реализовываться следующими способами.

Каждый первичный документ порождает одну из нескольких бухгалтерских (совокупности проводок) и управленческих операций. Список и содержание этих операций, естественно, подлежат определению и настройке внедренцем и заказчиком перед и в течение опытной эксплуатации. В общем случае, один хозяйственно-финансовый документ может порождать не одну операцию, а цепочку связанных бухгалтерских и управленческих операций. Опять же, совсем не обязательна строгая синхронизация проведения соответствующих бухгалтерских и управленческих операций.
Если после сказанного вы решили, что фаза выполнения планов и «учет» — это синонимы, поздравляю, вы ошиблись. Кроме управленческого и бухгалтерского учета, ведь есть еще и маркетинг, и управление персоналом, и прочая, прочая, прочая... То есть, если строго, учет является лишь фрагментом фазы выполнения, и при автоматизации исключительно его, отдача от вложенных инвестиций в систему будет в несколько раз меньше, чем от инвестиций в создание полноценной АСУ. Все равно, что вкладывать деньги в менее надежный банк под меньший процент.

Строгие определения, это, конечно, хорошо, но какая практика исчерпывающе описывается теорией? Просто перечислю часть того, с чем можно столкнуться на практике в многотрудном деле автоматизации фазы выполнения (давайте, все-таки, отдохнем от «учета») — списком, не раскрывая.

• Необходимость одновременного ведения разных систем бухучета для одного предприятия (например, хозяйственного, бюджетного, в системе GAAP).
• Необходимость ведения нескольких «бухгалтерий» одного предприятия (мы имели ввиду холдинг, а вы что подумали?).
• Национальные особенности управленческого учета: бартер, взаимозачет или расчет закупочных цен и калькуляции производства в зависимости от цен продажи и фирм в составе холдинга, осуществивших реализацию, и т.д.
• Необходимость стыковки с разнообразным периферийным оборудованием (кассовые аппараты, штрих-кодовое оборудование, АТС и т.д.).
• Построение территориально-распределенной системы автоматизации.
• Использование различных программных платформ...
  И ТАК ДАЛЕЕ.

Undo
(Отменить предыдущее)

Сосредоточились и продолжаем. Обобщением приведенного выше конкретного примера фазы выполнения планов (без лирики) является схема, приведенная на рисунке.
Такая, и только такая организация выполнения, может обеспечить выполнение планов. Как видите, специфика решаемых задач, действительно, не важна. О чем я и предупреждал. Гораздо важнее другое.

Властелин колец

А теперь о Главном. Если вы обратили внимание, в основе схемы фазы выполнения лежит тот же цикл управления, о котором мы говорили в предыдущей статье. Не надо сильно напрягаться для того, чтобы увидеть старых знакомых — Целеполагание, Планирование, Выполнение, Контроль, Корректировка, Формирование управленческого воздействия. Вы их видите? Парадокс? Да нет же! Любая подсистема управляемой системы должна и может быть УПРАВЛЯЕМА! И коль скоро это так, цикл управления и методы его автоматизации принципиально одинаковы, идет ли речь о предприятии в целом, некоторой области его деятельности (маркетинг, закупка/продажа, производство, управление персоналом и т.д.) или конкретных бизнес-процессах, являющихся частью областей деятельности.

Если перенестись в мир геометрических аллегорий, то цикл управления является типичным фракталом — регулярным геометрическим элементом, часть или части которого могут в свою очередь являться исходным элементом, представляя собой зримый образ рекурсии. Узоров, являющихся комбинациями циклов-колец, бесконечно много, и каждый конкретный узор может являться интерпретацией/описанием системы управления неким РЕАЛЬНЫМ объектом/предприятием. Или, наоборот, любое управляемое предприятие является просто интерпретацией какого-то переплетения колец. Совершенный узор — совершенная система управления — совершенное предприятие. Любой изъян в узоре означает СОВЕРШЕННО РЕАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ в этой жизни.

Продолжение статьи

• Раздел "Системы автоматизации (ERP/MRPII, SCM, CSRM)"
• Другие статьи по системам автоматизации

Дополнительную информацию Вы можете получить в компании Interface Ltd.

Отправить ссылку на страницу по e-mail
Обсудить статью на специализированном форуме по ERP-cистемам