Рынок быстро меняется, и от того, насколько эффективно работает руководитель, зависит судьба его компании или подразделения. И здесь новые информационные технологии, с которыми современный ме-неджер имеет дело большую часть времени, дают уникальную возможность преуспеть. Получать актуальную информацию о состоянии бизнеса в реальном времени, быть на связи с подчиненными независимо от своего или их местоположения, сокращать затраты бизнеса при одновременном повышении продуктивности - все это реально.
Повышая продуктивность сотрудников
Продуктивность компании зависит от продуктивности сотрудников, которые в ней работают. Поэтому так важно предоставить инструменты, которые позволят им выполнять больше задач за меньшее время и при этом дадут руководству возможность повысить их лояльность к компании.
Необходимость решать задачи непременно из офиса, со стационарного компьютера постепенно отходит в прошлое. Согласно исследованию Citrix, к 2020 году российские компании планируют уменьшить размер офисного пространства на 17%, предоставив сотрудникам возможность работать из дома, непосредственно на тех площадках, где реализуются проекты, или в офисах клиентов и партнеров. При этом ученые подсчитали, что при работе из дома производительность сотрудников вырастает на 13%, а мобильные работники на 67% продуктивнее своих менее мобильных коллег.
В связи с этим сегодня многие программные продукты, которые прежде не покидали офисных стен, "переезжают" в личные ПК и мобильные устройства сотрудников, позволяя работать там, где потребуется - дома, в кафе, дороге. Компании становятся более гибкими в отношении ИТ и все чаще предоставляют своим работникам удаленный доступ к почте, корпоративным документам и даже к приложениям по управлению бизнес-процессами. Это становится возможным благодаря широкому распространению облачных технологий - модели, когда ИТ-ресурсы находятся на серверах компании или поставщика услуг, а сотрудники получают к ним удаленный доступ через Интернет.
Отражением этой тенденции стали изменения, постигшие самые популярные офисные программные продукты, например, Microsoft Office - ПО, которым сегодня пользуется более миллиарда человек по всему миру.
В частности, теперь есть не только коробочная версия Microsoft Office (Office 2013), но и доступная по подписке (Office 365), которая так же устанавливается на устройство, но оплачивается по принципу аренды. Более того, во втором случае одна лицензия работает для пяти устройств одновременно. При этом офисные приложения теперь поддерживают сенсорное управление и работают как на стационарных компьютерах, так и на планшетах и даже смартфонах, отвечая самым строгим корпоративным политикам безопасности. Вдобавок знакомый интерфейс офисных приложений позволяет сократить время на обучение работе с ними новых сотрудников.
Включая социальные инструменты
Отдельное внимание стоит уделить распространению в компаниях социальных сервисов. Каждый пятый человек на Земле сегодня имеет аккаунт в социальных сетях, и привычка к общению и быстрому получению нужной информации влияет на ожидания сотрудников от работодателя. В частности, согласно исследованию Ipsos, проведенному для компании Microsoft, 40% сотрудников компаний по всему миру считают, что им не хватает существующих на работе возможностей для коммуникаций и что социальные инструменты могут помочь организовать более эффективную и слаженную работу в команде.
В ответ на это многие компании сегодня начинают привносить элементы социальных сетей в корпоративную действительность. В 2011 году, согласно исследованию, проведенному Mckinsey Institute, 72% компаний использовали социальные технологии для решения бизнес-задач, и 90% из них отметили, что это принесло им выгоду. Поставщики ПО тоже следуют новой тенденции: например, Microsoft не так давно интегрировала социальный сервис Yammer в свои популярные портальные решения SharePoint Server и SharePoint Online.
Еще один фактор - это лояльность, которая напрямую зависит от вовлеченности сотрудников в жизнь компании. Австралийская консалтинговая фирма недавно провела внутреннее исследование, результаты которого показали, что сотрудники, у которых было более 10 постов в Yammer, обладали коэффициентом текучки всего в 2%, в то время как средний показатель в компании был равен примерно 15-20%. Исследуя влияние этой тенденции на бизнес, агентство Gallup подсчитало, что в компаниях с уровнем вовлеченности сотрудников "выше среднего" прибыль выше на 27%, а продажи - на 50%.
Управляя бизнесом эффективнее
Руководителю компании, особенно крупной, критически важно видеть полную картину бизнеса. Ему нужно знать, чем занимаются его подчиненные, как идут продажи, каково финансовое состояние компании и многое другое. Получая информацию о бизнес-процессах в каждом из подразделений и об их соответствии ключевой бизнес-стратегии, руководитель может быстро принимать правильные управленческие решения. При этом ему важно видеть эту информацию в реальном времени и на том устройстве, которое доступно в данный момент.
Например, с помощью портального решения Microsoft SharePoint менеджер может видеть ежедневный анализ продаж, закупок, поставок и других бизнес-показателей, собранных в одном месте и визуализированных для удобного и быстрого понимания текущей ситуации. С их помощью руководитель получает достоверные данные для быстрого принятия верных стратегических решений. На портале SharePoint можно также быстро найти требуемый документ, нужного специалиста или рабочую группу, чтобы решить ту или иную задачу.
Кроме того, в офисных приложениях Microsoft можно работать над текстами и таблицами одновременно с коллегами, даже если они находятся на другом конце земного шара. С помощью инструмента для объединенных коммуникаций Lync - проводить виртуальные совещания с коллегами в режиме реального времени один на один или с участием сотни человек одновременно.
Также помогают общие календари в Outlook - можно узнать, чем и когда заняты твои коллеги и подчиненные, и скорректировать соответственно свою управленческую политику. Сквозные статусы в Outlook и Lync также помогают не тратить время на лишние коммуникации - например, если у сотрудника стоит статус "занят", никто не отвлечет его от важной задачи. И самое главное - все эти возможности не ограничены пределами рабочего ПК, а доступны с любого устройства сотрудника с доступом в Интернет.
Сокращая затраты на ИТ
Часто руководители рассматривают новые информационные технологии как статью расходов, а не как инструмент для сокращения затрат и повышения прибыли, но это ошибочное мнение. В качестве наиболее яркого примера можно привести облачные технологии.
Для небольших компаний это возможность получить в свое пользование технологии высочайшего уровня без значительных первоначальных вложений. Для крупных компаний - это способ "переложить" существенную часть временных и финансовых затрат на поддержание собственной ИТ-инфраструктуры на "плечи" поставщика услуг. Не требуется закупать серверное оборудование, системы хранения или тратить средства на техническую поддержку, обновление, обеспечение защиты. Кроме того, возможность частично отказаться от собственной серверной инфраструктуры позволяет экономить даже на таких статьях, как электричество.
Европейское исследование экономики облака констатирует, что, по сравнению с традиционными серверными ИТ-инфраструктурами, облачная платформа обходится среднему и малому бизнесу в 40 раз дешевле. А исследование Forrester показывает, что для малых и средних компаний возврат инвестиций в облако составляет более 300%, при этом при переходе в облако Microsoft можно окупить свои затраты уже через два месяца.
Кроме того, возможности облачных программных продуктов, как правило, превосходят возможности, которые может позволить себе компания в собственных дата-центрах, и это тоже дополнительный источник для экономии. Российская компания ClickBerry, предлагающая сервисы создания и трансляции интерактивного видео, перенесла свои ресурсы для клиентов из собственных ЦОДов на облачную платформу Windows Azure. Благодаря этому компания уже сэкономила порядка нескольких тысяч долларов. А ГК "Связной" перевела в облако 11 тысяч почтовых ящиков сотрудников, сэкономив, таким образом, на поддержке собственной почтовой системы 600 тысяч долларов в год.
Еще одна возможность экономии на новых ИТ связана с инструментами объединенных коммуникаций. В частности, Московская финансово-юридическая академия, по их собственным расчетам, благодаря внедрению Microsoft Lync сможет экономить на командировках более 3 млн рублей в год. Многие компании также с помощью Lync сокращают затраты на телефонию. Например, Институт нефтегазовой геологии и геофизики СО РАН, внедрив Lync, намерен сократить расходы на связь на 50%.
И в завершение стоит отметить, что современные технологии также помогают руководителю лучше управлять своим собственным временем, эффективнее выстраивая свой рабочий день и тем самым выделяя больше времени на личную жизнь. Ведь каждый руководитель - еще и просто человек.