Решения Business Intelligence: зачем нужны и как выбрать

Источник: e-xecutive

Накопление данных не всегда означает их использование на практике, утверждает Сергей Громов. Для того чтобы быстро сопоставлять информацию о различных аспектах бизнеса и оптимизировать свою деятельность, нужны специализированные BI-решения.

Как правило, заказчики BI (Business Intelligence) узнают этот "айтишный" термин уже в процессе обсуждения проекта. На слуху другое, более понятное русское определение - системы бизнес-анализа. В любом случае, речь идет о решениях, без которых сложно эффективно пользоваться большими объемами данных.

Ирония так называемых Big Data (больших данных) заключается в том, что их легче получить, чем использовать. Любая автоматизация учета, даже частичная, создает точки для ввода и накопления различной информации. Постепенно базы данных разрастаются, дополняются различными таблицами, файловыми архивами, тоннами почтовой переписки, отчетами и многочисленными бухгалтерскими документами.

Маркетинговые сведения, статистика производства, продаж, финансы, кадровые вопросы - по всем существенным аспектам работы ведется учет, копятся данные. Получается, что руководство должно получить доступ к детальному анализу всех аспектов деятельности компании. Должно! Но в среднестатистическом случае этого не происходит. Почему?

Примеры проблем с использованием собственных данных

Главная системная проблема с большими данными - несогласованность. Она может быть очень разнородной, многоуровневой и разноплановой. Что приводит к ряду других проблем. Например:

Записать информацию в виде электронной таблицы сможет практически любой сотрудник. Для качественной записи в унифицированном формате, без ошибок и в удобном для анализа виде требуется уже определенная квалификация - и дополнительное время. Предварительно обработанные данные, подготовленные для дальнейшего автоматического анализа - отдельная работа, необходимые компетенции по выполнению которой далеко выходят за рамки пользования таблицами.
Очень часто управленческие решения принимаются экспертно, вообще без опоры на факты и цифры. Информация, разумеется, может быть учтена - но может быть и проигнорирована, либо трактована в произвольном виде, удобном для обоснования каких-то интуитивных предпочтений.
С помощью совещаний и собраний бывает сложно, иногда и вовсе нереально прийти к единым соглашениям об одинаковых показателях для разных отделов. Значит, "веса" даже известных числовых данных будут варьироваться, и авторитет начальника подразделения может оказаться важнее объективной статистики.
Даже согласованные данные из разных источников, и особенно форматов хранения, технически сложно свести в единый отчет. Кроме того, это не разовый проект, который можно успешно завершить, а важный регулярный процесс. Без комплексного IT-решения ведение комплексной отчетности будет означать головную боль для ключевых сотрудников, поставленную на поток.
Задавшись целью получать взвешенные, максимально объективные и достоверные данные по ключевым аспектам деятельности, руководство может парализовать работу своих подчиненных, потому что ведение такой отчетности потребует чрезмерно больших трудозатрат и будет вестись в ущерб основным служебным обязанностям.

Лавинообразный рост объема и разнообразия данных является объективной реальностью последних 10 лет и требует новых подходов руководства компаний как к работе с информацией, так и к системам управления в целом. Без достаточного уровня прозрачности внутри организации, без единых согласованных целей и количественных показателей для их оценки невозможно добиться роста, использующего накопление данных.

Если вы хотите избежать ситуации, при которой один из важнейших в современном мире ресурсов - информационный - живет какой-то своей жизнью, отдельно от интересов и деятельности компании, нужно позаботиться о том, чтобы данные не только собирались, но и использовались.

Что дают BI-решения

В общем случае без BI посмотреть какой-то показатель в динамике или сравнить разнородные данные можно только в ручном режиме. Причем подготовка таких сводных отчетов требует участия нескольких сотрудников, которые в процессе выполнения задачи должны будут буквально договориться друг с другом - что может потребовать арбитража их руководителей, и тогда отчет вообще разрастется в самостоятельный внутренний проект. Используя BI-систему, вы получаете сводные отчеты в пару кликов. Причем отчеты подготавливаются не в виде "простыней", которые невозможно посмотреть на экране, а наглядно и удобно. Графики, диаграммы, сводные таблицы с возможностью детализировать просмотр.

Если для мелкого бизнеса разница не очень ощутима, то для сети магазинов или холдинга с множеством региональных представительств вопрос эргономичности отчетов тесно связан с возможностью вообще использовать эти отчеты по назначению. В табличном формате данные по продажам могут насчитывать миллионы строк. Если их не обобщить и не визуализировать, то считайте, что есть данные, что нет - польза примерно одинаковая.

Наглядный вид отчетов говорит сам за себя, это очевидное преимущество BI. Если заглянуть глубже, то рост эффективности решений обеспечивается за счет сопоставления разных данных. Мы рекомендуем своим клиентам начинать внедрение BI-системы QlikView с тех функциональных областей, где логично ожидать максимальной отдачи. В их числе:

Продажи, которые можно увеличить благодаря быстрому поиску драйверов роста и управлению мотивацией менеджеров;
Финансы, для управления которыми "единая версия правды" просто жизненно необходима;
Управления складом и логистикой - здесь отслеживание товародвижения, минимизация неликвидов, улучшение планирования, оптимизация расчетов заказов и многое другое.

BI-системы позволяют отслеживать, как изменяется лояльность клиентов и что влияет на этот показатель. С помощью анализа можно определить, какие маркетинговые акции и где проходят наиболее эффективно, найти причину провалов. Кроме того, BI-решения предоставляют инструменты для сегментации клиентской базы и выстраивания продуктовой стратегии на ее основе.

План-фактный анализ может стать гораздо нагляднее и проще, если немного поработать над содержанием и визуализацией отчетов. Кликните, чтобы увеличить картинку

Как оценить качество BI-решения?

BI относятся к классическим IT-решениям, поэтому подходы и критерии оценки здесь вполне предсказуемы. Рекомендую обратить внимание на следующие моменты:

Современная архитектура. Это важно, потому что вычислительные мощности растут, появляются новые возможности. Например, еще несколько лет назад картографические сервисы были чрезмерно дорогими и громоздкими для большинства проектов, а сегодня положить аналитику на карту вполне реально, и часто это используется.
Возможность масштабирования BI-решения. Это азбука IT-стратегии, думаю даже комментировать не надо.
"Пилоты", то есть пробные небольшие проекты. Если поставщик ведет переговоры с подростковым настроем "все или ничего", то это вызывает подозрения. Не только в зрелости решения, но и насчет самого партнера - готов ли он к серьезному продолжительному сотрудничеству?
Клиентоориентированность разработчика и/или поставщика, пожалуй, стоит отметить отдельно. Это критично важно, потому что IT-поставщик должен быть именно партнером. Он не продает решение, а включается в долгосрочный проект по его подгонке под нужды заказчика, консультирует, обучает, поддерживает, помогает развивать в дальнейшем.
Готовность системы показателей. BI-решения должны содержать не только и не столько программный код, но также отлаженную, сбалансированную аналитическую базу. Мы продаем не программы, а решения. Разница заключается как раз в наличии ключевых показателей и встроенной логики, которые клиент может не только использовать в качестве отчетов, но и транслировать "наружу", оптимизируя собственные процессы.
Модифицируемость. Все успешные бизнесы уникальны, только неудачи под копирку. Поэтому встроенная логика в BI-решении не должна быть жесткой. В каждом конкретном случае это не готовая аналитическая база, а фундамент для ее построения. Должны быть механизмы для настройки.

Разумеется, такие важнейшие критерии, как стоимость и сроки внедрения, тоже имеют значение. Но это уже несколько выходит за рамки качества IT-решений. Тем более что сроки часто зависят не только от поставщика BI-системы, но и от руководства заказчика - насколько быстро проходят согласования, есть ли готовность к внесению изменений в бизнес-процессы и систему принятия решений.

Признаки того, что пора задуматься о BI-решении

В 2013 году более 55% руководителей компаний назвали внедрение и развитие BI-систем одной из стратегических задач на ближайшие пять лет. Рост российского рынка BI на протяжении последних лет в два с лишним раза превышает среднерыночный показатель для сегмента IT-услуг. В 2014 году он составил около 15%.

Когда стартовать BI в компании - вопрос к высшему руководству. На уровне низших подразделений менеджмент, как правило, недостаточно заинтересован в качественном повышении общих показателей бизнеса. Более того, у них нет полномочий инициировать проекты, выходящие за рамки личной зоны ответственности. Основанием серьезно задуматься о BI-решении может стать прорывное развитие конкурентов, а также затормаживание развития бизнеса, с которым не получается справиться в рамках уже используемых систем для анализа данных и принятия решений.

Идеально, конечно, действовать на опережение - запустить пробный проект, не дожидаясь проблем, и делать выводы на небольшом, но уже личном опыте. Начиная с обсуждения функционала, разработки и утверждения ТЗ, руководство компании заказчика на каждом шаге проекта улучшает понимание своих бизнес-процессов, взаимосвязей между подразделениями и филиалами, KPI и практичной отчетности. Поэтому фактически BI-система начинает окупаться задолго до сдачи в эксплуатацию.